Чи можна не роздруковувати видаткові накладні фізособам?

Нормами ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік передбачено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, перелік яких встановлено в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, до яких належать, зокрема:

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім того, для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (пп. 44.1 ПКУ).

Отже, з метою визначення доходу від реалізації товару складання видаткових накладних на продаж цього товару є обов’язковим. Однак на сьогодні допускається складання первинних документів як у паперовій формі, так і в електронній.

Момент виконання обов'язку продавця передати товар визначено ст. 664 ЦКУ, відповідно до якої обов'язок продавця передати товар покупцеві вважається виконаним у момент:

• вручення товару покупцеві, якщо договором встановлений обов'язок продавця доставити товар;
• надання товару в розпорядження покупця, якщо товар має бути переданий покупцеві за місцезнаходженням товару.

Договором купівлі-продажу може бути встановлений інший момент виконання продавцем обов'язку передати товар.

Якщо з договору купівлі-продажу не випливає обов'язок продавця доставити товар або передати товар у його місцезнаходженні, обов'язок продавця передати товар покупцю вважається виконаним у момент здачі товару перевізнику або організації зв'язку для доставки покупцеві.

Положеннями ст. 908 ЦКУ передбачено, що перевезення вантажу, пасажирів, багажу, пошти здійснюється за договором перевезення.

Загальні умови перевезення визначаються ЦКУ, іншими законами, транспортними кодексами (статутами), іншими нормативно-правовими актами та правилами, що видаються відповідно до них.

В п. 7 Правил №270, зазначено, що зразки бланків, які використовуються під час надання користувачам послуг поштового зв'язку:

• визначаються актами Всесвітнього поштового союзу – з пересилання міжнародних поштових відправлень;
• затверджуються оператором поштового зв'язку – з пересилання внутрішніх поштових відправлень.

Оператори поштового зв'язку самостійно визначають перелік послуг поштового зв'язку, що надаються ними з урахуванням попиту користувачів, державних замовлень, та забезпечують виконання відповідних нормативів, які затверджуються Мінінфраструктури.

Відповідно до п. 1.3 Публічного договору про надання послуг з організації перевезення відправлень ТОВ «Нова Пошта» є експедитором, який здійснює організацію перевезення відправлень та надає комплекс інших послуг, пов’язаних із організацією перевезення відправлень.

В Умовах надання послуг наведено:

• визначення основної послуги: організація перевезення відправлень територією України (п. 2.1);
• перелік додаткових послуг (п. 13).

Під відправленням у п. 2.4 цих Умов розуміється вантаж, документи або інше майно (залежно від задекларованої інформації у відповідній експрес-накладній), прийняті ТОВ «Нова пошта» для надання основної послуги.

Прийняття експедитором відправлення для надання послуг, визначених Договором, оформляється експрес-накладною. В цій експрес-накладній зазначаються відомості, перелік яких встановлено визначені в п. 3.3 Умов, який очолює реквізит «тип послуги».

До обов’язків замовника, погоджених п. 4.3 Договору, зокрема, належить:

• заповнити чітко та правильно експрес-накладну (заповнити всі обов’язкові поля, зазначити достовірну інформацію тощо) на кожне окреме відправлення, засвідчити її підписом та надати заповнену та підписану експрес-накладну експедитору. Відправник несе відповідальність за інформацію, вказану ним в експрес-накладній;
• повідомити експедитору інформацію про вміст відправлення, наданого для організації перевезення відправлення, на підставі відповідної експрес-накладної;
• надати експедитору всі супровідні документи, необхідні для транспортування відправлення.

Виходячи з викладеного, первинним документом, який оформлюється для перевезення відправлень "Новою поштою", є експрес-накладна.

Відповідно до п. 11.3 Правил №363 на перевезення вантажів автомобільним транспортом ТТН у трьох примірниках виписує замовник (вантажовідправник), яким може бути будь-яка фізична або юридична особа, яка подає перевізнику вантаж для перевезення.

На цю норму звертає увагу замовників й "Нова пошта". 

З урахуванням вимог ч. 2 ст. 664 ЦКУ та пп. 4.1.1 Договору, обов'язок продавця передати товар покупцю вважається виконаним у момент здачі товару експедитору ("Новій пошті") зв'язку для доставки його покупцю.

Тому примірник експрес-накладної додається до видаткової накладної або її номер та дата вказуються в реквізиті «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Як зазначалось вище, "Нова пошта" може надавати, крім основної послуги, також додаткові послуги, які надаються до основної послуги за додаткову плату.

До додаткових послуг "Нової пошти", зокрема, належать:

• зворотна доставка документів, яка передбачає повернення відправнику документів, перелік яких заздалегідь погоджено з одержувачем. Експрес-накладна з додатковою послугою «Зворотна доставка документів» оформлюється залежно від дати та часу надання документів для відправки (пп. 13.1.4 Умов);
• зворотна доставка підтипів документів, що передбачає повернення відправнику тих підтипів документів (довіреність, експрес-накладна з печаткою або без печатки, ТТН державного зразка з печаткою або без печатки, видаткова накладна з печаткою або без печатки), які були вказані під час оформлення відправлення. Забір документів здійснюється в одержувача під час передачі відправлення. За замовчуванням забір документів є обов’язковою умовою видачі відправлення одержувачу, при цьому представник Нової пошти сповіщає про будь-яку нестандартну ситуацію відправника та очікує його вказівки для подальших дій (пп. 13.1.5 Умов);
• контроль підпису документів, яка передбачає повернення відправнику документів, які були підписані одержувачем під контролем представника Нової пошти (пп. 13.1.8 Умов);
• контроль поштучної передачі, що передбачає контроль представником Нової пошти процесу розпакування та передачу згідно з видатковою накладною кожної одиниці відправлення одержувачу (пп. 13.1.12 Умов).

Вказані додаткові послуги надаються замовнику за наявності договору (угоди) про їхнє надання.

Отже, за умови замовлення та оплати "Новій пошті" відповідних додаткових послуг, замовник (відправник) має можливість отримати назад примірники видаткових накладних, власноручно підписаних одержувачами товарів.