Первинні документи на реалізацію підписані від імені покупця невстановленими особами: які наслідки?

Господарські операції відображаються у бухобліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах провадяться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог Положення №88.

Первинні документи в п. 2.1 Положення №88 визначено як документи, створені у письмовій або електронній формі, що містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Для надання первинним документам юридичної сили і доведення вини, вони повинні мати обов'язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88.

До складу обов’язкових реквізитів первинних документів також належать: 

• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При цьому в п. 2.5 Положення №88 зазначено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або ФОП отримує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.

Згідно з ч. 2 ст. 244 ЦКУ представництво за довіреністю може ґрунтуватися на акті органу юридичної особи. Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі (ч. 3 ст. 244 ЦКУ).

Довіреність від імені юрособи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами (ст. 246 ЦКУ).

Про те, що використання зразка скасованого бланка довіреності (типова форма №М-2) законодавством не заборонено з посиланням на Мінфін повідомив Нацбанк у листі від 03.03.2015 р. №50-03020/13659.

Таким чином, у договорах (включаючи договір купівлі-продажу) суб’єкти підприємництва можуть передбачити:

• надання представником (працівником) покупця довіреності, оформленої у довільній формі чи на типовому бланку (№М-2);
• додавання до договору аркушу зі зразками підписів та штампів (за потреби) представників (довірених осіб) покупця;
• або просто за наявності оплати покупця тощо. 

Докладніше про заповнення реквізиту «підпис» у первинних документах читайте тут>>

Щодо наслідків зазначимо таке.

Положення ст. 663 ЦКУ зобов'язують продавця передати товар покупцю у строк, встановлений договором купівлі-продажу, а якщо зміст договору не дає змоги визначити цей строк, – відповідно до положень ст. 530 ЦКУ.

У ситуації, коли товар отримано особою, не уповноваженою на те покупцем (наприклад, звільненим працівником), а згодом за отриманням товару звертається представник покупця, то правові наслідки відмови продавця передати товар регулюються ст. 665 ЦКУ, відповідно до якої у разі відмови продавця передати проданий товар покупець має право відмовитися від договору купівлі-продажу.

Якщо продавець відмовився передати річ, визначену індивідуальними ознаками, покупець має право пред'явити продавцеві вимоги відповідно до ст. 620 ЦКУ.

У ч. 1 ст. 620 ЦКУ встановлено, що у разі невиконання боржником (продавцем) обов'язку передати кредитору (покупцю) у власність або у користування річ, визначену індивідуальними ознаками, кредитор (покупець) має право витребувати цю річ у боржника (продавця) та вимагати її передання відповідно до умов зобов'язання.

Тобто, у цій ситуації продавець буде зобов’язаний відвантажити партію товару вдруге вже законному представнику покупця або повернути останньому отриману передплату.