Алгоритм роботи з електронним документообігом: які дії ще потрібно виконати?

У ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік зазначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, наведені у цій статті.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон №851.

Електронний документ в ст. 5 Закону №851 визначено як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

У ст. 6 Закону №851 передбачено, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис, накладанням якого завершується створення електронного документа.

Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом  №2155, який 07.11.2018 р. набирає чинності.

Згідно зі ст. 7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у т. ч. з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону №2155.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в т. ч. у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Разом з тим, слід зазначити, що відповідно до ч. 13 ст. 11 Закону №675 електронні документи (повідомлення), пов'язані з електронним правочином, можуть бути подані як докази сторонами та іншими особами, які беруть участь у судовому розгляді справи.

Докази, подані в електронній формі та/або у формі паперових копій електронних повідомлень, вважаються письмовими доказами згідно зі ст. 64 ЦПКУ, ст. 36 ГПКУ та ст. 79 КАСУ.

ДФС у листі від 03.03.2017 р. №4451/6/99-99-14-03-03-15 повідомляє, що електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ст. 9 Закону №851).

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Пунктом 2.3 Положення№88, визначено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері електронного підпису.

Також п. 6.4 Положення №88 передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Щодо можливості використання електронного підпису при оформленні первинних облікових документів ДФС у листі від 04.05.2016 р. №9985/6/99-95-42-01-16-01-15 повідомляє, що відповідно до ст. 3 Закону №851 за правовим статусом електронний підпис прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

• електронний підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронний підпис;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Відповідно до ст. 16 Закону №2155 електронні довірчі послуги надаються, як правило, на договірних засадах надавачами електронних довірчих послуг.

До складу електронних довірчих послуг входять, зокрема:

• створення, перевірка та підтвердження удосконаленого електронного підпису чи печатки;
• формування, перевірка та підтвердження чинності сертифіката електронного підпису чи печатки.

Кожна послуга, що входить до складу електронних довірчих послуг, може надаватися як окремо, так і в сукупності.

У ст. 18 Закону №2155 передбачено, що кваліфікована електронна довірча послуга створення, перевірки та підтвердження кваліфікованого електронного підпису чи печатки надається кваліфікованим постачальником електронних довірчих послуг та включає:

• надання користувачам електронних довірчих послуг засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки для генерації пар ключів та/або створення кваліфікованих електронних підписів чи печаток, та/або перевірки кваліфікованих електронних підписів чи печаток, та/або зберігання особистого ключа кваліфікованого електронного підпису чи печатки;
• технічну підтримку та обслуговування наданих засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки.

При цьому електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам до кваліфікованого електронного підпису чи печатки.

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Кваліфікована електронна печатка має презумпцію цілісності електронних даних і достовірності походження електронних даних, з якими вона пов’язана.

Докладніше про те що, з  7 листопада електронні підписи слід використовувати по-новому, ми писали тут>>

Нормами ст. 14 Закону №851 встановлено, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу.

Викоритання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Тому про застосування електронного документообігу необхідно зазначати в договорах, що укладаються між суб’єктами господарювання. Однак перед цим необхідно звернутися до надавача електронних довірчих послуг за створенням удосконаленого електронного підпису чи печатки або кваліфікованих електронних підписів чи печаток, та/або зберігання особистого ключа кваліфікованого електронного підпису чи печатки.

***

Також читайте:

• Яких вимог потрібно дотримуватися для електронних первинних документів?
• Контрагенти вимагають надавати акти з мокрою печаткою: чи правомірні такі вимоги?