Яких вимог потрібно дотримуватися для електронних первинних документів?

Відповідно до п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату  складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

У цьому пункті визначено й те, що первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

У ст. 5 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначено, що візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

При цьому, накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з  обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису.

Окрім цього, в одному з своїх листів податківці роз’яснювали, що платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмету перевірки. 

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»). Тобто, фактично, це роздруківка електронного документа із підписами осіб, які його склали, засвідчене печаткою (за наявності).

Таким чином, особливих вимог (крім наявності електронних цифрових підписів замість звичайних) для електронних документів не встановлено. Однак при цьому, необхідно зважати на лист податківців щодо надання таких документів при перевірці в роздрукованому вигляді.