Відсутність чека з банкомата не завадить відзвітувати за підзвітні кошти, але дасть підстави утримати ПДФО

Оскільки ми говоримо про кошти, використані у відрядженні, які враховуються при визначенні об'єкта оподаткування, необхідно дотримуватися вимог та обмежень, встановлених ПКУ, — йдеться про підтвердні документи, визначені в абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ.

За приписами п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637 (далі — Положення №637), фізособи — довірені особи підприємств (юросіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунка із застосуванням корпоративного спеціального платіжного засобу або особистого спеціального платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.

Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства:

— звіт про використання коштів разом із підтвердними документами у встановлені строки і у порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України;

— документи про одержання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

Таким чином, у випадку зняття під час перебування у відрядженні готівки з банкомата за допомогою корпоративно-платіжної картки такий працівник для підтвердження витрат, понесених працівником під час відрядження, має разом зі звітом про використання коштів надати і документ, що підтверджує зняття готівки з банкомата — чек банкомата.

Відповідно до пунктів 7.1, 7.2 Положення про порядок емісії спеціальних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою НБУ від 30.04.2010 р. №223 (далі — Положення №223), документи за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів та інші документи, що застосовуються у платіжних системах для платіжних операцій з використанням спеціальних платіжних засобів, можуть бути у паперовій та/або електронній формі. Вимоги до засобів формування документів за операціями із застосуванням спеціальних платіжних засобів і їх оброблення визначаються платіжною системою з урахуванням вимог, установлених Національним банком.

Форми документів за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів установлюються правилами платіжних систем і повинні містити обов'язкові реквізити, встановлені цим Положенням.

У пункті 7.7 Положення №223 наведено перелік обов'язкових реквізитів документів за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів, який не є вичерпним та поповнюється додатковими реквізитами залежно від правил платіжних систем та/або внутрішньобанківських правил кожного емітента.

Право використовувати спеціальні платіжні засоби для здійснення платіжних операцій встановлюється відповідно до режимів рахунків та умов договору з емітентом (п. 3.1 Положення №223). Водночас банк зобов'язаний у порядку та строки, установлені договором, надавати власникам рахунків виписки про рух коштів на їхніх рахунках за операціями, виконаними користувачами спеціальних платіжних засобів. При цьому такі виписки повинні надаватися власникам рахунків безкоштовно.

Разом з тим приписи Положення №223 не встановлюють заборони на отримання у разі потреби будь-яких спеціальних виписок на вимогу користувача з інформацією, необхідною такому користувачеві, наприклад якщо йдеться про втрату первинного документа — чека банкомата.

З іншого боку, постає запитання: чи достатньо буде такої виписки для підтвердження зняття готівки з банкомата під час складання звіту про відрядження з метою належного підтвердження витрачених коштів?

Відповідно до п. 170.9 ПКУ, йдеться про оподаткування суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження, не повернутої у встановлений строк. Причому дія цього пункту поширюється (згідно з пп. 170.9.3) на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, оплачених з використанням корпоративних платіжних карток. У разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів, документи, що підтверджують не лише використання, але й отримання коштів з банкомата (п. 2.12 Положення №637), і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Тому не виключено, що такі суми, отримані з банкомата за допомогою корпоративної картки без чека з банкомата (обов'язкового первинного документа), ДПС під час перевірки може визнати надміру витраченими та такими, що мають бути або повернуті до/під час звітування підприємству, або оподатковані ПДФО.

Але нагадаємо, що чек з банкомата — лише один із документів, що підтверджують факт отримання коштів під звіт. А для того щоб мати право на податкові витрати за витраченими підзвітними коштами, за пп. 140.1.7 ПКУ, підприємству достатньо мати документи, що підтверджують вартість понесених витрат. Отже, на думку автора, незважаючи на те, що працівник порушив умови звітування за підзвітними коштами, підприємство не втратило права на податкові витрати за умови подання авансового звіту та документів, що підтверджують понесені протягом відрядження витрати.

Висновок: якщо працівник, який перебував у відрядженні, загубив чи випадково не взяв чек з банкомата про зняття готівки, але належним чином відзвітував за використані кошти, то підтвердним документом про зняття готівки з банкомата може бути й виписка, яка містить усі необхідні реквізити саме цієї корпоративної картки, інші необхідні дані цієї операції (аналогічні до даних, які містить чек з банкомата). Але, на жаль, ДПС матиме підстави утримати ПДФО з підзвітних сум у тому разі, якщо підзвітна особа, яка отримала кошти за допомогою корпоративної картки з банкомата, не надасть до бухгалтерії чек із такого банкомата. Радше за все, ДПС намагатиметься оспорювати й податкові витрати за таким відрядженням, хоча за наявності авансового звіту та документів, що підтверджують витрати у відрядженні, навряд чи досягне у цьому успіху.

Увага! Слід пам'ятати, що документи (у нашому випадку — саме чек) за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів мають статус первинного документа та можуть бути використані під час урегулювання спірних питань (п. 7.4 Положення №223).