Витрати на представницькі цілі та алкоголь у Положенні про КПК

Нормативне підґрунтя та поняття представницьких витрат

У ПКУ відсутнє пряме визначення «представницьких витрат» для приватного сектору. Термін «представницькі витрати» законодавчо закріплений лише для бюджетних установ (Норми №1026). Проте для приватних підприємств такі витрати класифікуються як витрати, пов’язані з господарською діяльністю. Основним критерієм для податкової є доведення того, що обід у ресторані мав на меті налагодження ділових зв'язків, укладання контрактів або підтримання партнерства, що в майбутньому принесе дохід.

Обґрунтування алкоголю в чеку: позиція судів

Податкові органи традиційно фіскально ставляться до наявності алкоголю в ресторанних чеках, намагаючись трактувати це як «фінансування особистих потреб» (додаткове благо згідно з пп. 164.2.17 ПКУ). Однак судова практика (зокрема, постанови Верховного Суду у справах №815/3037/16, №826/7112/14) свідчить: якщо алкогольні напої є частиною офіційного прийому (обіду), вони можуть вважатися представницькими витратами. Суди зазначають, що склад меню (включаючи алкоголь) визначається протоколом заходу, і якщо захід має ділову мету, то всі витрати в межах такого заходу є господарськими.

Пам’ятайте!

Проблема алкоголю та оподаткування

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу (додаткового блага) завжди включається вартість алкогольних напоїв та тютюнових виробів, незалежно від мети зустрічі.

Податкові наслідки

Вартість алкоголю в чеку, оплаченому КПК, вважається надміру витраченими коштами. Підприємство як податковий агент має утримати ПДФО (18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,21951) та військовий збір (5%).

Судова практика

Хоча існують рішення судів, де платники доводять зв'язок алкоголю з «діловим етикетом», податкові органи під час перевірок суворо дотримуються прямої норми пп. 170.9.1 ПКУ.

Рекомендації щодо формулювання у Положенні про КПК

Щоб убезпечити компанію, у «Положенні про використання корпоративних платіжних карток» або в окремому «Положенні про представницькі витрати» варто закріпити такі тези:

• Визначення мети: «Корпоративна платіжна картка може бути використана для оплати представницьких витрат, спрямованих на встановлення та підтримання співробітництва, проведення переговорів з діловими партнерами (клієнтами, постачальниками) з метою отримання економічного ефекту»;
• Склад витрат: «До представницьких витрат, що можуть бути оплачені за допомогою КПК, належать: оплата ділових сніданків, обідів, вечерь, організація офіційних прийомів, включаючи послуги ресторанів, кейтерингу та оплату напоїв (у тому числі алкогольних), якщо це передбачено програмою заходу та відповідає загальноприйнятим нормам ділового етикету та гостинності»;
• Процедура підтвердження: «Витрати на алкоголь у межах ділових зустрічей вважаються обґрунтованими за умови надання держателем картки Звіту про використання коштів, фіскального чека та документів, що підтверджують діловий характер зустрічі (наказ, програма, звіт про результати)».

Документальне оформлення

Самого лише запису в Положенні недостатньо. Для захисту витрат перед ДПС на кожну таку оплату мають бути:

• Наказ про проведення представницького заходу: в якому вказується мета зустрічі (наприклад, «обговорення умов договору №123») та перелік осіб (від вашої компанії та від контрагента);
• Програма заходу: де прописано час та місце «ділового обіду»;
• Звіт (Акт) про результати: де зафіксовано, яких домовленостей було досягнуто;
• Розрахунковий документ: фіскальний чек ресторану та сліп (чек термінала).

Важливо: якщо в чеку є алкоголь, у Звіті про результати зустрічі варто підкреслити, що «прийом організовано згідно з вимогами протоколу для створення сприятливої атмосфери під час переговорів».

Висновки:

• У Положенні про КПК слід прямо передбачити можливість оплати «представницьких витрат (ділових обідів)», не деталізуючи кожен напій, але вказавши на «дотримання протоколу гостинності»;
• Головний захист від претензій податкової — не лише Положення, а наявність наказу на зустріч та звіту про її результати, які підтверджують господарську мету;
• Наявність алкоголю в чеку не є автоматичною підставою для невизнання витрат, якщо компанія дотримується процедури оформлення представницьких витрат, що підтверджується численними рішеннями судів.