Підтвердження передачі товару: самовивіз та передача автобусом

Загальні принципи підтвердження передачі товару

Основним документом, що підтверджує передачу товару від продавця до покупця (або його представника), є видаткова накладна. Вона фіксує факт відвантаження (передачі) товару, його кількість та вартість. Для того, щоб представник контрагента міг отримати товар, він повинен мати довіреність від підприємства-покупця, якщо він не є керівником цього підприємства.

Самовивіз представником контрагента на власному авто (без бажання відображати авто в ТТН)

Якщо контрагент забирає товар для власних потреб своїм транспортом і послуга перевезення як окрема господарська операція відсутня, ТТН може не складатися.

Товарно-транспортна накладна (ТТН) є обов'язковою при отриманні послуг з перевезення вантажу на договірних засадах від стороннього перевізника. Згідно з позицією ДПС, якщо перевезення вантажу для власних потреб юридичної особи здійснюється її транспортом (або транспортом її представника для потреб цієї юрособи), документом, що підтверджує перевезення, можуть слугувати інші належним чином оформлені первинні документи, зокрема, видаткова накладна. Про це ми писали тут, тут.

Хоча така точка зору не є беззаперечною, про що ми писали тут. Адже в Законі про автотранспорт немає обмеження для застосування ТТН, якщо перевезення власним транспортом. Таж оскільки є думка податкової служби, є рішення суду, де пишуть при перевезенні для власних потреб ТТН не потрібна (див. тут), кожне підприємство може посилатися на ці джерела, доводячи відсутність необхідності ТТН при перевезенні для власних потреб.

Таким чином, якщо представник контрагента забирає товар на своєму авто для потреб свого підприємства, і ви не надаєте послугу доставки, достатньо оформити:

1.     Видаткову накладну на товар, підписану представником контрагента.

2.     Довіреність від контрагента на ім'я представника, що уповноважує його отримати товар.

Якщо контрагент наполягає на неоформленні ТТН, і це самовивіз для його власних потреб, ви можете обмежитися видатковою накладною та довіреністю.

Представник контрагента забирає товар, приїхавши громадським транспортом

ТТН у цьому випадку не потрібна, оскільки перевезення вантажу автомобільним транспортом як такого не відбувається з боку продавця чи спеціалізованого перевізника.

За нормами Закону про автотранспорт ТТН оформляють у разі перевезення вантажів транспортними засобами. Причому ТТН має бути у водія транспортного засобу. А товар, що перевозиться громадським транспортом, фактично перевозиться вручну – відповідним працівником. Тому ТТН не потрібна в такому разі. Детальніше про це ми писали тут.

Тому, як і в наведеному вище випадку, для підтвердження передачі товару достатньо:

• Видаткової накладної, підписаної представником контрагента;
• Довіреності від контрагента на ім'я представника.

Передача товару через водія рейсового автобуса на прохання контрагента

Цей спосіб є найбільш ризикованим з точки зору документального підтвердження та відповідальності, і ТТН у класичному розумінні тут скласти коректно важко.

Водій рейсового автобуса зазвичай не є офіційним перевізником вантажу за договором з вашим підприємством чи покупцем, і не має повноважень діяти від імені перевізника для оформлення ТТН. ТТН є єдиним документом для всіх учасників транспортного процесу (крім фізичних осіб, які перевозять вантаж для власних потреб) (ст. 1 Закону про автотранспорт).

У цій ситуації:

• Видаткова накладна: Складіть видаткову накладну на ім'я підприємства-покупця;
• Письмове доручення/лист від покупця: Отримайте від покупця офіційний лист-прохання (або довіреність на водія, якщо це можливо), де він просить передати товар конкретному водієві (ПІБ, контактні дані, номер автобуса/маршруту) та зазначає, що бере на себе відповідальність за збереження товару з моменту передачі водієві. Це допоможе знизити ваші ризики;
• Акт приймання-передачі (рекомендовано): Можна скласти простий акт приймання-передачі товару між вашим представником та водієм автобуса, де водій розписується про отримання товару для доставки конкретному одержувачу (на підставі листа-прохання від покупця). В акті зазначити, хто передав, хто прийняв, перелік товару, дату, та посилання на лист-доручення від покупця.

Важливо: Передача товару таким чином несе ризики його втрати або пошкодження, і відповідальність за це має бути чітко врегульована з покупцем. Стандартна ТТН тут не застосовується належним чином, оскільки водій автобуса не є стороною договору перевезення у формальному сенсі.

Висновки:

Самовивіз на власному авто: Достатньо видаткової накладної, підписаної представником, та довіреності від покупця. ТТН не потрібна, якщо перевезення для власних потреб;

Самовивіз громадським транспортом: Потрібна видаткова накладна та довіреність. ТТН не оформляється, оскільки немає перевезення автотранспортом;

Передача через рейсовий автобус: Видаткова накладна, лист-прохання від покупця з даними водія, рекомендовано акт приймання-передачі. ТТН не застосовується через відсутність формального договору перевезення.