Наслідки, якщо накладна, акт не підписані отримувачем чи не повернуті ним

Загальні зауваження

Операції, які оформлені такими документами, можуть визнати такими, що не відбулися. А тому можуть не визнати витрати за такими операціями, податковий кредит, якщо підприємство є платником ПДВ. Як наслідок – донарахування податків, нарахування штрафів.

Щоправда, на наш погляд, вірогідність цього невисока. Адже фактичне здійснення господарської операції може підтверджуватися іншими документами, зрештою, матеріалами звірки з клієнтами.

Якщо товар надсилається поштою, підтвердженням отримання клієнтом товару можуть бути документи, за якими відповідальна особа надала товар на поштове відділення для пересилання клієнту. Плюс повідомлення пошти про отримання товару клієнтом.

Залежно від характеру наданих послуг також можуть бути додаткові документи, які підтверджують надання послуг.

Проте є ще один варіант оформлення документів в розглядуваній ситуації, який має підтвердити здійснення господарської операції за відсутності підписаних клієнтом документів, про який скажемо далі.

Оформлення господарської операції внутрішнім актом

Відповідно до п. 2.6 Положення №88, якщо правилами документообігу підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до облікових регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг. Господарські операції, наведені у внутрішньому первинному документі (акті), оцінюються в порядку, визначеному НП(С)БО або МСФЗ.

Відповідно до п. 3.5 Положення №88 у місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до облікових регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до облікових регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) та первинним документом, отриманим від контрагента.

Таким чином, в розглядуваній ситуації може бути такий порядок.

Підприємство затверджує наказом по підприємству правила документообігу, в яких зазначає, що якщо накладна, акт від клієнта не отримано своєчасно, дохід відображається в бухобліку на підставі примірника накладної, акту, підписаних тільки представником підприємства продавця (виконавця), з додатковою поміткою такого представника на накладній, акті, що вони передається в бухгалтерію для відображення операції в бухгалтерському обліку в місяці виписування накладної, акту. Далі в цих правилах зазначається, що при отриманні від клієнта підписаних накладної, акту в обліку на дату отримання документів від клієнта відображається різниця (якщо вона є) між показниками підписаних клієнтом документів і примірниками цих документів без підпису замовника. Хоча, як правило, такої різниці не буде.

Якщо розглядувані господарські операції оформити так, як встановлює Положення № 88, проблем з податковою бути не повинно. Тому що все зроблено в рамках чинного законодавства.