Витрати на безкоштовну роздачу ТМЦ з логотипом підприємства

Оскільки зазначена у запитанні продукція містить зображення логотипу, її можна розглядати як рекламну продукцію (носій рекламної інформації). 

Документальне оформлення рекламного заходу

Стандартний перелік документів повинен включати:

• наказ керівника про проведення рекламного заходу, у якому слід описати, які саме товари слід замовити і для яких цілей;
• кошторис витрат на проведення заходу – тут уже буде більш докладна інформація про асортимент та вартість товарів, які будуть замовлені;
• накладні на відпуск ТМЦ зі складу – при отриманні зі складу раніше оприбуткованих  ТМЦ для цілей їх рекламної роздачі;
• звіт про проведення рекламного заходу: скільки ТМЦ фактично було витрачено;
• інші документи, наприклад, договори, накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), платіжні/розрахункові документи, акти списання безкоштовно розданих товарів, примірники рекламних листівок та брошур тощо.

У цьому випадку слід розрізняти рекламні матеріали (наприклад, брошури з інформацією про товари, які мають тільки рекламну функцію) та інші ТМЦ, які мають прикладне функціональне призначення (блокноти, конверти, сувеніри, підстаканники, маски тощо). Перші несуть тільки рекламну інформацію та не можуть бути використані в інший спосіб, а другі — це товари повсякденного вжитку, які можуть використовуватися за своїм функціональним призначенням, не пов'язаним з рекламою (канцтовари, посуд, маски, сувеніри тощо).

Рекламні ТМЦ списуються до витрат звітного періоду як витрати на рекламу: Дт 93 Кт 209. Коригування фінрезультату на вартість витрачених ТМЦ  рекламною метою нормами ПКУ не передбачені.

ПДФО та військовий збір

Податківці у довідково-інформаційному ресурсі ЗIР (категорія 103.23, питання: «Чи є об’єктом оподаткування ПДФО вартість подарунків, що роздаються відвідувачам під час проведення рекламної акції?») роз'яснили: якщо під час проведення рекламної акції розповсюджується рекламний товар, а споживачами реклами є невизначене коло платників податку, то вартість такого товару не розглядається як дохід фізосіб — споживачів таких рекламних заходів та, відповідно, не є об'єктом оподаткування ПДФО.

Таким чином, якщо рекламні товари роздаються працівникам (і не тільки працівникам) не під підпис, а всім бажаючим без персоніфікації, то підстав для нарахування ПДФО та військового збору не виникає.