Электронный ж/д билет – основа для компенсации расходов сотруднику и не облагается НДФЛ

Согласно п. 170.9.1 НКУ Вы вправе компенсировать расходы сотрудника предприятия, осуществленные им в командировке, без удержания каких либо налогов. К таким расходам, в частности, относятся и расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно. 

Для того, чтобы Вы могли компенсировать такие расходы, сотрудник обязан предоставить Вам подтверждающие первичные документы, а именно транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты. 

Электронный железнодорожный билет является фискальным документом (расчетным документом) и может использоваться для возмещения стоимости проезда в командировку бухгалтерией. Приведем несколько аргументов подтверждающих это утверждение:

Начнем с определения термина «электронный документ», которое изложено в Законе Украины «Об электронных документах и документооборот» №851-IV от 22.05.2003 г.: электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму. Визуальной формой представления электронного документа является отображения данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

Отсюда делаем вполне логичный вывод о том, что электронный документ является набором данных, а его визуальным отображением может быть любой носитель (в том числе и распечатка на бумаге) которая позволяет человеку эти данные прочитать.

Еще одно определение, но уже проездного (перевозочного) документа находим в Порядке оформления расчетных и отчетных документов, применяющемся при осуществлении продажи проездных документов на ЖД транспорте. Так, в соответствии с этим документом, проездной (перевозочный) документ — расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного (перевозочного) документа или сформирован в электронном виде в соответствии с требованиями настоящего Порядка и действующего законодательства, удостоверяющий заключение договора между железной дорогой и пассажиром. 

Значит, билет на поезд может являться расчетным документом не только в случае, когда он напечатан на бланке, но и тогда, когда является электронным документом. При этом, в любом случае, билет (проездной документ) является договором перевозчика и пассажира.

Помимо этого, п. 5.6 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного совместным приказом министерств доходов и сборов, а так же инфраструктуры, гласит: «посадочный документ, перевозочный документ, документ на возвращение и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами).»

Таким образом, распечатанный на бумаге электронный билет на поезд (посадочный документ) является таким же билетом, как и бумажный билет, оформлявшийся раньше на бланке строгой отчетности и который можно было купить в кассе. Распечатанный на обычной бумаге и на обычном принтере электронный билет (посадочный документ) имеет статус фискального чека. И так как электронный билет имеет статус расчетного документа, то его распечатка является основанием для возмещения расходов за командировку.