Во-первых, документальное оформление приема товара на комиссию, продажи товара или его возврата комитенту осуществляется СХД, которые осуществляют комиссионную торговлю непродовольственными товарами в соответствии с Инструкцией, утвержденной приказом Министерства внешнеэкономических связей и торговли Украины от 08.07.1997 г. №343. В ней сказано, что прием товара на комиссию осуществляется с оформлением квитанции, форма которой утверждена приложением 1 к данной Инструкции.
Именно этот документ выдается комитенту и свидетельствует о передаче товара на комиссию. Поскольку в вашем случае автомобиль принадлежал фермерскому хозяйству, которое является юридическим лицом, то в квитанции нужно указать, что автомобиль принят на комиссию от юридического лица. В этой же квитанции указывается и факт возврата товара комитенту (если таковой происходит). Таким образом, ваш сотрудник оформляет передачу автомобиля на комиссию от лица предприятия по доверенности, указанной в вопросе.
Вопрос о том, нужно ли оформлять при этом акт по форме ОЗ-1 (о передаче ОС стороннему юрлицу), спорный – ведь перед принятием решения о продаже автомобиля, он переводится в состав запасов (учитывается уже не на 10-м, а на 286 субсчете в бухгалтерском учете), списывается с баланса как ОС. Поэтому, с нашей точки зрения, такой акт составлять уже не нужно. Однако, если предприятие все-таки составляет данный акт, то подписать его, как принимающая сторона, должен получатель автомобиля – комиссионер.
При передаче автомобиля на комиссию должен быть составлен акт технического состояния транспортного средства, форма которого утверждена приложением 3 к Порядку осуществления оптовой и розничной торговли транспортными средствами, утвержденного постановлением КМУ от 11.11.2009 г. №1200 (см. п. 48 этого Порядка).
Разумеется, в данном случае обязательно оформляется и договор комиссии. Особенности его составления указаны в п. 50-51 Порядка №1200. А услуги комиссии, за которые комиссионер получает вознаграждения, должны быть оформлены актом приема-передачи таких услуг.
Документы про продажу автомобиля покупателю оформляет комиссионер (см. п 55 Порядка №1200). Именно он оформляет сервисную книжку (гарантийный талон), справку-расчет и расчетный документ, который свидетельствует о факте покупки автомобиля (и оплате за него). Таким образом, комитент принимает средства от продажи автомобиля не от покупателя, а от комиссионера (в порядке установленном п. 56 Порядка №1200). При этом следует учитывать, что между СХД (в данном случае, комитентом и комиссионером) при осуществлении наличных расчетов существует ограничение, установленное постановлением НБУ от 06.06.2013 г. №210 в размере 10000 грн. в течение одного дня. Поэтому в вашем случае было бы целесообразнее оформить расчеты между вами и комиссионером в безналичной форме (через банк). Но если такие расчеты все-таки проводятся через подотчетное лицо-работника предприятия, то именно от него должны приниматься деньги за проданный автомобиль. Правда, в таком случае, нужно оформить и отчет такого подотчетного лица о том, где и когда он получил данную сумму и когда он сдал ее в кассу предприятия. Текущая форма авансового отчета не позволяет этого сделать, а потому такой отчет можно составить в произвольной форме. Но многие предприятия не делают и того – оформляя приходный ордер при получении выручки от продажи автомобиля на комиссионера – продавца (иногда указывая «через .. ФИО подотчетного лица).