Вопрос: В командировку за рубеж направляют сотрудников. Электронные авиабилеты оплачиваем с р/счета в августе. Командировка состоялась в сентябре. Сотрудниками предоставлены маршрутные листы (на анг. языке), посадочные талоны и копии паспортов с отметкой пограничной службы Украины. На каком языке должен быть маршрутный лист? Как отразить в бухучете получение электронных авиабилетов предприятием и выдачу этих билетов сотрудникам (в каком периоде и какими проводками)?
Ответ: Прежде всего, следует исходить из того, что нормативно установленного обязательного перечня документов, которыми оформляется командировка (в частности, и за рубеж), а также правил составления всех таких документов не существует. Есть нормы, которые являются обязательными к исполнению в части документального оформления таких служебных поездок – для отражения в бухгалтерском и налоговом учете.
Так, поскольку в командировку сотрудников направляет работодатель (ст. 121 КЗоТ Украины), то перед командировкой должен быть оформлен приказ о командировке. В вашем случае, такой приказ должен быть оформлен до приобретения электронных билетов и осуществления других мероприятий, связанных с организацией командировки.
Далее, поскольку электронные авиабилеты приобретает именно работодатель, то для списания расходов на такое приобретение в состав командировочных расходов, нужно:
- иметь документы о понесенных расходах на такое приобретение. Они у работодателя есть – это платежное поручение и выписка банка;
- иметь документы о том, что приобретенные электронные авиабилеты были использованы по назначению – для проезда до места командировки и обратно – по возвращении из командировки сотрудники обязаны предоставить документы, подтверждающие использование ими таких авиабилетов. Согласно письма Минфина Украины от 25.05.2010 г. N 31-18030-07-21/12414, для этого нужны: распечатка на бумаге маршрута электронного авиабилета и электронного купона с номером электронного билета, оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.
При этом действующие правила бухгалтерского учета для небюджетных предприятий не требуют обязательного перевода документов в случае, если поставщиком услуг по авиаперевозке был нерезидент. Но правила налогового учета говорят иное: согласно пп. 140.1.7 НКУ, по запросу представителя контролирующего органа налогоплательщик обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, изданных на иностранном языке. Поскольку маршрутные листы являются документами, которые, по мнению Минфина Украины, обязательно должны подтверждать понесенные расходы на оплату проезда сотрудников до места командировки и обратно, то стоит заранее побеспокоиться о таком переводе.
Теперь о самом электронном билете. Поскольку электронный документ юридически это одно и то же, что и бумажный документ, то электронный авиабилет, по сути, это то же, что и бумажный авиабилет. С той лишь разницей, что он не имеет материальной формы (составлен в электронном виде) и не может храниться в кассе, как полагается денежному документу. Однако, с нашей точки зрения, учет приобретения и списания такого авиабилета должен отражаться в проводках:
Дт 631 Кт 311 – проведена оплата поставщику за электронный авиабилет, на сумму гривны, уплаченной за билеты
Дт 331 Кт 631 – оприходованы электронные авиабилеты
Дт 372 Кт 311 – выданы сотрудникам электронные авиабилеты (распечатки таких билетов, которыми они могут воспользоваться, например)
Дт 92 Кт 372 – списываются на административные расходы (например) расходы по проезду сотрудников до места командировки и обратно на основании поданных ими авансовых отчетов и подтверждающих документов по возвращении из командировки.