Командировка группы работников: директор не может получить аванс на всех

В соответствии со ст. 121 КЗоТ Украины, работодатель обязан обеспечить командированного работника оплатой на проезд до места командировки и обратно, оплатой за проживание по месту командировки и суточными за весь период командировки.  Таким образом, указанное финансирование должно быть выплачено работнику непосредственно работодателем, а не другим работником. 

В вашем случае, едет группа работников и аванс на командировку получает только один работник - директор. Выдача аванса другим работникам не может осуществляться непосредственно директором, даже по ведомости, даже по расходным кассовым ордерам – ведь он свой аванс получил на личную карту или снял с корпоративной карты. Все наличные расчеты с работниками предприятия должны осуществляться через кассу предприятия (и кассира), оформлением кассовых ордеров и осуществлением соответствующих записей в кассовой книге. 

Таким образом, директор не может получить аванс на всех ни со своей личной карты, ни с корпоративной карты – для него это подотчетные средства, которые он обязан либо использовать на оплату собственного проезда, проживания и суточные, либо вернуть их, как неиспользованные, по возвращению из командировки, предприятию. 

Расходы директора по оплате проживания, проезда и выплате суточных другим работникам не могут приниматься как расходы в его собственном авансовом отчете. Если такие расходы проходят за всю группу работников в одном авансовом отчете, то такие расходы не дают права на их списание на командировочные расходы, ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Следовательно, даже если директор и включит такие расходы в собственный авансовый отчет, и утвердит его (сам за себя), то сумма таких расходов будет погашаться за счет собственной прибыли предприятия, а для директора будет – налогооблагаемым доходом, в соответствии с п. 170.9 НКУ.  

Детальнее об этом, а также о позиции контролирующих органов по данному поводу, вы можете прочитать в ДК №29/2014, в статье Ю. Егоровой «Корпоративные карточки в командировке».