Використання факсимільного відтворення підпису (факсиміле) у господарській діяльності у 2026 році регулюється нормами Цивільного кодексу України (ЦКУ) та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV.
Мінфін Наказом від 02.10.2026 №514 оновив Положення №88, в якому також наводилися особливості застосування факсиміле.
Коли набувають чинності зміни: відповідно до пп. 3 Наказу №514, він набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
Застосування факсиміле: як було до змін і що змінюється після них
| Період | Нормативне регулювання | Практичні наслідки для первинних документів |
| До змін (до набрання чинності Наказом №514) | Пряма відсилочна норма містилася в абз. 2 п. 2.4 Положення №88, де зазначалося, що використання факсиміле при оформленні первинних документів допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства (тобто ч. 3 ст. 207 ЦКУ). | Первинні документи оформлювалися за письмовою згодою сторін, але бухгалтери спиралися на спеціальну норму профільного бухгалтерського підзаконного акта (Положення №88). |
| Після змін (з дня офіційного опублікування Наказу №514) | Абзац другий із п. 2.4 Положення №88 повністю виключено. Застосування факсиміле регулюється виключно нормами цивільного законодавства напряму — ч. 3 ст. 207 ЦКУ. | Виключення норми з Положення №88 не є забороною факсиміле. Мінфін лише прибрав норму, яка дублювала ЦКУ. Відтепер правомірність підписання первинних документів факсиміле базується безпосередньо на ч. 3 ст. 207 ЦКУ та обов'язковій наявності детальної домовленості між сторонами. |
Відповідно до ч. 3 ст. 207 ЦКУ використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання допускається:
- у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства;
- або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання.
Загальні обмеження та позиція ДПС
Згідно з усталеними роз’ясненнями контролюючих органів (див., приміром, тут) факсимільне відтворення підпису категорично заборонено використовувати для підписання:
- податкової, бухгалтерської та фінансової звітності, податкових накладних/розрахунків коригування;
- банківських розрахункових та платіжних документів;
- касових документів підприємства (прибуткових/видаткових касових ордерів, відомостей на виплату готівки, касових книг тощо).
Водночас на первинних господарських документах (актах приймання-передачі робіт/послуг, видаткових накладних) та в договорах факсиміле дозволяється використовувати за умови обов’язкового попереднього письмового узгодження між контрагентами.
Порядок запровадження на підприємстві
Для легітимного використання факсимільного підпису в діяльності підприємства необхідно виконати такий алгоритм дій:
- Розробка Положення про факсиміле: внутрішній нормативний документ підприємства, що визначає підстави виготовлення, порядок зберігання кліше (у сейфі), посади та ПІБ осіб, чий підпис відтворено, перелік працівників із правом доступу до кліше, а також вичерпний перелік первинних документів і листування, де дозволено його проставляння;
- Видання наказу керівника: наказ затверджує введення в дію Положення про факсиміле, фіксує графічний зразок (відбиток) виготовленого кліше поруч із власноручним підписом посадової особи та призначає персонально відповідальних осіб за його збереження і правомірність використання;
- Укладення угоди з контрагентом: відповідно до ч. 3 ст. 207 ЦКУ застосування факсиміле у відносинах з іншими суб’єктами можливе лише за наявності письмової згоди (окремої угоди або відповідного застереження в базовому договорі). Така угода підписується виключно власноручними підписами сторін. Вона обов’язково повинна містити графічні зразки (відбитки) власноручного та факсимільного підписів уповноважених осіб (або чіткий порядок їх ідентифікації) та вичерпний перелік первинних документів, де вони можуть проставлятися.
Висновки
Набрання чинності: Наказ Мінфіну №514 набирає чинності з дня його офіційного опублікування;
Суть трансформації: до змін застосування факсиміле прямо дублювалося в абз. 2 пп. 2.4 Положення №88; після змін — регулюється безпосередньо ч. 3 ст. 207 ЦКУ без спеціальної згадки в Положенні №88, що не забороняє його використання;
Табу від ДПС: факсиміле заборонено на податковій і фінансовій звітності, податкових накладних, касових та банківських платіжних документах;
Внутрішній алгоритм: підприємство зобов'язане затвердити локальне Положення про факсиміле та видати наказ керівника з призначенням відповідальних і фіксацією відбитка штампа;
Ризики за договорами: наявність лише загальної фрази в договорі без графічних зразків відбитків або без визначеного порядку їх перевірки створює ризик невизнання дійсності первинних документів податківцями під час перевірок.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
