Коротка відповідь
Заповнювати саме типовий «подорожній лист» не обов’язково — типові форми давно скасовані. Проте списувати пальне лише за спрощеною (узагальненою) відомістю без деталізації роботи автомобіля не можна. Підприємство (або ФОП) має право використовувати самостійно розроблену відомість/звіт будь-якої форми, але вона обов'язково повинна містити реквізити первинного документа, фіксувати маршрут, пробіг за спідометром та підтверджувати господарську мету поїздок.
Обґрунтування
1. Статус подорожніх листів
Типові форми подорожніх листів як для вантажних (форма №2-ТН), так і для легкових автомобілів (форма №3) скасовані й не є обов'язковими для пред'явлення на дорозі відповідно до Закону України «Про автомобільний транспорт».
Суб'єкти господарювання мають повне право самостійно розробляти зручні для себе бланки первинного обліку роботи транспорту (наприклад, «Маршрутний лист», «Звіт водія», «Відомість обліку роботи автомобіля»). Це передбачено п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88. Обрана форма документа має бути затверджена наказом керівника (розпорядженням ФОП).
2. Чому звичайної відомості/акта списання недостатньо?
Відомість чи акт на списання, де зафіксовано лише сумарний обсяг витраченого палива (наприклад: «списано 100 л дизпалива за місяць»), є узагальнюючим регістром, а не первинним документом, що розкриває зміст господарської операції.
Сам по собі факт заправки автомобіля чи чек з АЗС не підтверджує, що пальне було витрачене саме на господарські потреби бізнесу. Первинний документ повинен доводити реальність здійснених перевезень.
3. Які дані обов’язково повинна містити ваша форма відомості/листа
Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та правил документообігу, документ довільної форми обов'язково повинен містити:
- назву документа, дату складання та найменування суб’єкта господарювання;
- марку, модель і державний реєстраційний номер транспортного засобу;
- посади, прізвища та особисті підписи відповідальних осіб (водія, особи, яка видала завдання/допуск);
- зміст та обсяг операції: конкретний маршрут руху із зазначенням мети поїздки (куди, до якого клієнта/об'єкта і навіщо їздили);
- показники спідометра на початок і кінець зміни/періоду та фактичний пробіг у кілометрах;
- рух пального в баку (залишок на початок періоду, заправлено за чеками/картками, залишок на кінець періоду, фактичні витрати: Залишок на початок + Заправлено − Залишок на кінець);
- порівняння фактичних витрат із внутрішніми нормами підприємства.
Періодичність складання таких відомостей/листів встановлюється внутрішнім наказом (щодня, за тиждень або за місяць — накопичувально, але не рідше одного разу на місяць).
4. Податкові наслідки за відсутності належного документа
Якщо пальне списується без підтвердження пробігу, маршруту та виробничої мети в первинному документі, під час перевірки контролюючі органи можуть кваліфікувати такі витрати як негосподарські, що тягне за собою:
Для платників ПДВ: обов'язок нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ за основною ставкою 20% відповідно до пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу України.
ПДФО та військовий збір: вартість списаного пального може бути визнана додатковим благом водія (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). У такому разі донараховується ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ) та військовий збір за ставкою 5% (без коефіцієнта).
Для ФОП на загальній системі: витрати на пальне буде виключено зі складу витрат, оскільки відсутнє документальне підтвердження їх прямого зв'язку з господарською діяльністю.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
