Облік витрат на закордонне відрядження у 2026 році (аудіоверсія)

Витрати на закордонне відрядження директора та працівника можуть бути включені до витрат підприємства без оподаткування ПДФО та військовим збором за умови їх належного документального підтвердження та зв'язку з господарською діяльністю. Відсутність посадкового талона директора на рейс Будапешт–Китай створює податковий ризик, проте не означає автоматичного виникнення додаткового блага. Доцільно отримати підтвердження фактичного перельоту від авіаперевізника. Витрати на трансфер Ужгород–Будапешт без підтвердних документів не мають достатніх підстав для неоподатковуваного відшкодування.

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу працівника за наявності документів, що підтверджують їх вартість, та доказів зв'язку відрядження з господарською діяльністю роботодавця. 

Залізничні квитки та авіаквитки зі зворотними посадковими талонами 

Залізничні квитки, електронні авіаквитки, посадкові талони та документи про оплату підтверджують витрати на проїзд. За наявності належно оформлених документів їх вартість не оподатковується ПДФО та військовим збором і відображається у бухгалтерському обліку підприємства. Якщо квитки придбані безпосередньо підприємством, факт оплати підтверджується відповідними розрахунковими документами та банківськими виписками. Таку позицію ДПС підтверджує у своєму роз’ясненні: Документи, які підтверджують витрати на відрядження. 

Авіаквиток директора Будапешт–Китай (відсутній посадковий талон)

Відсутність посадкового талона створює ризик невизнання вартості перельоту документально підтвердженими витратами на відрядження. Водночас наявність електронного квитка, документа про оплату, посадкового талона на зворотний рейс та документів щодо участі у виставці може підтверджувати фактичне здійснення відрядження.

Рекомендований порядок дій

• Отримати електронний посадковий талон з особистого кабінету авіакомпанії або електронної пошти;
• За його відсутності звернутися до авіаперевізника за підтвердженням (довідкою) фактичного здійснення перельоту директором;
• Додати документи щодо участі у виставці та інші докази перебування директора в Китаї.

Якщо належне підтвердження витрат отримати не вдасться, виникає ризик визнання вартості перельоту додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ. У разі визнання негрошового додаткового блага застосовується: 

• ПДФО — 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 згідно з п. 164.5 ПКУ;
• Військовий збір — 5% без застосування натурального коефіцієнта;
• ЄСВ — не нараховується, якщо виплата за своїм характером є компенсацією витрат на відрядження та не належить до фонду оплати праці.

Така позиція ДПС викладена в базі ЗІР: Оподаткування вартості електронного авіаквитка за відсутності документа про оплату. Роз'яснення підтверджує необхідність належного документального оформлення витрат, хоча стосується іншої ситуації — відсутності документа про оплату. 

Трансфер Ужгород–Будапешт (документи відсутні)

За відсутності документів, що підтверджують вартість трансферу, підстав для його неоподатковуваного відшкодування недостатньо. Тож рекомендується звернутися до перевізника для отримання квитанції, акта наданих послуг, електронного розрахункового документа або іншого належного підтвердження витрат.

Якщо підприємство компенсує працівникам витрати без підтвердних документів, виникає ризик оподаткування:

• ПДФО — 18%;
• військовий збір — 5%;
• ЄСВ — 22%, оскільки контролери кваліфікують виплату без підтвердних документів як інші виплати, що мають індивідуальний характер (пп. 2.3.4 Інструкції №5), тобто як складову фонду оплати праці.

При грошовій компенсації натуральний коефіцієнт не застосовується. Якщо компенсація має негрошову форму, порядок оподаткування визначається з урахуванням п. 164.5 ПКУ.

Якщо витрати понесені працівниками особисто та підприємством не відшкодовуються, оподатковуваний дохід у зв'язку з такою компенсацією не виникає. 

Добові витрати

Добові нараховуються за кожен календарний день відрядження відповідно до наказу керівника та внутрішнього положення підприємства. Фактичний строк відрядження підтверджується наказом і документальними доказами перебування працівників у відрядженні, зокрема проїзними документами, відмітками прикордонних служб, документами на проживання та іншими доказами.

Неоподатковуваний розмір добових становить: 

• для відряджень у межах України — не більше 0,1 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року, за кожен календарний день;
• для закордонних відряджень — не більше 80 євро за кожен календарний день за офіційним курсом НБУ.

Зазначені суми є податковими лімітами, а не обов'язковими розмірами добових для комерційних підприємств. Це також підтверджується роз’ясненнями ДПС: Добові при відрядженні в Україні та за кордоном.

Висновки 

• Витрати на закордонне відрядження визнаються у бухгалтерському обліку та не оподатковуються ПДФО і військовим збором за умови належного документального підтвердження та зв’язку з господарською діяльністю підприємства;
• Відсутність посадкового талона директора та документів на трансфер створює ризик визнання відповідних витрат додатковим благом (або виплатою у складі зарплати для трансферу) з нарахуванням ПДФО 18%, військового збору 5% та потенційним ризиком нарахування ЄСВ 22%. Для мінімізації ризиків необхідно отримати додаткові підтвердні документи.