Часткове повернення авансу 50 тис. грн у 2026 році: алгоритм списання сальдо субрахунку 6811 за ЦКУ (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Юридично розірвання договору та неповернення витрат оформлюють додатковою угодою про припинення зобов'язань із фіксацією суми компенсації фактично понесених витрат та Актом врегулювання взаєморозрахунків (або Актом про фактично надані підготовчі послуги).

Кредитове сальдо субрахунку 6811 на суму 174 141,20 грн закривається взаємозаліком із дебіторською заборгованістю за надані послуги/компенсацію (Дт 6811 Кт 361 або Кт 719 за бухгалтерською довідкою на підставі укладеної додаткової угоди).

Юридичне оформлення

Цивільні відносини між сторонами регулюються виключно ЦКУ (оскільки Господарський кодекс України втратив чинність 28.08.2025).

Згідно з ч. 2 ст. 903 ЦКУ, ст. 907 ЦКУ та ст. 651, 653 ЦКУ, договір про надання послуг може бути розірваний за домовленістю сторін або шляхом односторонньої відмови. Якщо неможливість виконання або відмова від послуг виникла з причин, що не залежать від виконавця (зокрема, з ініціативи замовника), замовник зобов’язаний оплатити виконавцю фактично понесені ним підготовчі витрати або внести відповідну розумну плату.

Щоб сума 174 141,20 грн законно залишилася у вас без претензій замовника та податкових ризиків, необхідно скласти такі документи:

Додаткова угода про розірвання договору (або припинення зобов'язань), у якій зазначити:

• причину припинення (скасування заходу з ініціативи замовника);
• загальну суму отриманого авансу — 224 141,20 грн;
• суму фактичних витрат виконавця, пов’язаних із підготовкою до виставки, які відшкодовуються замовником (або вартість підготовчого етапу послуг), — 174 141,20 грн;
• суму авансу, яка підлягає поверненню, — 50 000,00 грн;
• умову про те, що після перерахування 50 000,00 грн зобов’язання сторін припиняються, а фінансові претензії вважаються повністю врегульованими.

Акт врегулювання взаєморозрахунків (або Акт наданих підготовчих послуг/відшкодування витрат) із калькуляцією понесених витрат, підписаний обома сторонами. Відповідно до ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Цей двосторонній акт і замінить акт про проведення самої виставки.

Бухгалтерський облік та закриття субрахунку 6811

Залишок на субрахунку 6811 обов'язково має бути врегульований. Залежно від формулювань у додатковій угоді та оформленої первинної документації застосовуються такі варіанти.

Варіант А. Сума 174 141,20 грн визнається оплатою фактично наданих підготовчих дій/послуг (рекомендований варіант)

Це найбільш безпечний та методично правильний варіант: підписується двосторонній акт на підготовчі послуги (етап послуг) або акт компенсації витрат.

Повернення частини передоплати:

• Дт 6811 — Кт 311 = 50 000,00 грн (повернено грошові кошти замовнику).

Відображення доходу за фактично наданими послугами/компенсацією:

• Дт 361 — Кт 703 = 174 141,20 грн (на підставі акта, сума з урахуванням ПДВ);
• Дт 703 — Кт 643 (або 6431) = 29 023,53 грн (закриття раніше нарахованого податкового зобов'язання з ПДВ за першою подією).

Залік зобов'язань за передоплатою:

• Дт 6811 — Кт 361 = 174 141,20 грн (сальдо за субрахунком 6811 повністю обнуляється).

Списання фактичних витрат, понесених для підготовки до виставки:

• Дт 903 — Кт 20, 22, 28, 631 = на суму фактичної собівартості понесених витрат (без ПДВ).

Варіант Б. Сума 174 141,20 грн визнається компенсацією витрат без окремого акта наданих послуг

Якщо замовник відмовляється підписувати акт послуг, але підписав додаткову угоду про розірвання із фіксацією суми неповернення, підставою для записів є бухгалтерська довідка з посиланням на додаткову угоду та калькуляцію витрат:

Повернення коштів:

• Дт 6811 — Кт 311 = 50 000,00 грн.

Зарахування залишку авансу до інших операційних доходів як компенсації витрат:

• Дт 6811 — Кт 719 = 174 141,20 грн;
• Дт 719 — Кт 643 = 29 023,53 грн (списання частини нарахованого з авансу ПДВ, оскільки компенсація витрат є об'єктом оподаткування).

Зверніть увагу: кваліфікувати цю суму як штраф чи неустойку на субрахунок 715 не рекомендується, оскільки штрафи не оподатковуються ПДВ згідно з п. 188.1 ПКУ, що вимагатиме повного коригування ПДВ.

Списання понесених матеріальних витрат:

• Дт 949 — Кт 20, 22, 28, 631 = фактична сума понесених витрат.

Податок на додану вартість (якщо підприємство — платник ПДВ)

На дату повернення 50 000,00 грн

Виконавець складає розрахунок коригування (РК) до податкової накладної, зареєстрованої при отриманні авансу в серпні 2026 року (п. 192.1 ПКУ). У РК зазначається код причини 103 («Повернення товару або авансових платежів»). Оскільки коригування є зменшуючим, виконавець направляє РК замовнику, а замовник (покупець) реєструє його в ЄРПН. Тільки після такої реєстрації виконавець має право зменшити податкові зобов'язання з ПДВ на суму 8 333,33 грн.

Щодо суми 174 141,20 грн

Податкові зобов'язання з ПДВ на суму 29 023,53 грн, які були нараховані за першою подією в серпні, залишаються в силі, оскільки кошти залишаються у виконавця як плата за підготовчі дії/компенсація витрат (база оподаткування за п. 188.1 ПКУ). Якщо в первинній податковій накладній номенклатура була визначена як «Організація виставки», за датою підписання додаткової угоди або акта слід скласти РК з кодом причини 104 («Зміна номенклатури»), змінивши формулювання на «Підготовчі дії до організації виставки» або «Компенсація витрат на підготовку до виставки». Такий РК має нульовий підсумок і реєструється безпосередньо виконавцем.