Інвентаризація каси у 2026 році: строки листопад–грудень, алгоритм із 6 кроків за Положеннями №879 і №148 (аудіоверсія)

Строки

Згідно з п. 7 та п. 10 розд. І Положення №879 інвентаризацію проводять протягом двох місяців до завершення звітного року. Для звітності за 2026 рік це листопад–грудень 2026 року. Порядок перевірки каси визначено у п. 6.1 розд. ІІІ Положення №879, який відсилає до п. 46 Положення №148.

Що вважати касою

За пп. 8 п. 3 Положення №148 каса — це приміщення або місце, де здійснюють готівкові розрахунки, приймають, видають і зберігають готівку, інші цінності та касові документи. Ознаки каси: касова книга, встановлений ліміт залишку, касир із договором про матеріальну відповідальність і місце проведення операцій. Тому якщо в офісі є основна каса, а окремий магазин має три відділи з РРО в кожному і не веде касової книги, фактично маємо чотири каси, і в кожній проводять інвентаризацію. У касі можуть перебувати готівка (гривня та валюта), цінні папери, чекові книжки, грошові документи та кошти в дорозі. Чужі кошти й цінності зберігати в касі заборонено (п. 38 Положення №148).

Алгоритм

1. Комісія прибуває до каси. Раніше має бути виданий наказ, що визначає склад комісії та строки. Акт за формою додатка 7 до Положення №148 складають щонайменше у двох примірниках;
2. Касир підписує розписку в акті: усі прибуткові та видаткові документи здано до бухгалтерії, усі надходження оприбутковано, а вибуття списано.
3. Комісія повністю перераховує готівку, цінні папери, чекові книжки тощо. Фактичні дані вносять до п. 4 акта, облікові — до п. 6, а залишок звіряють із даними обліку. Про нестачу чи надлишок йдеться в п. 7, обставини їх появи — у п. 10, пояснення касира з підписом — у п. 11.
4. Акт підписують члени комісії та матеріально відповідальна особа;
5. Керівник записує своє рішення щодо врегулювання розбіжностей у п. 12;
6. Один примірник іде до бухгалтерії, другий залишається в касира;
7. Форма акта нормативно докладно не деталізована, тому підприємство вправі обрати рівень подробиці, зокрема зробити покупюрний опис або окремо відобразити готівку в сейфі та в скриньках РРО.

Особливості підрахунку

Готівку без касових документів вважають надлишком, а брак порівняно з документами — нестачею. Якщо застосовують РРО, суму готівки зіставляють зі звітом РРО. Валюту вписують до акта з назвою, сумою, курсом НБУ на початок дня інвентаризації та гривневим еквівалентом. Кошти в дорозі перевіряють за квитанціями банку чи пошти й супровідними відомостями інкасаторів. Для грошових документів і бланків суворої звітності зазначають назву, номер, серію та номінал. Цінні папери перевіряють за емітентами, їхню наявність, оформлення, вартість у балансі та повноту відображення доходів.

Автоматизований облік

Якщо касову книгу ведуть у програмі, необхідно перевірити її роботу. Порядок такої перевірки не встановлено, тому його визначають самостійно: звірка введених даних із первинними документами, відповідність чинним правилам, логічна перевірка розрахунків, тестування функцій, фіксація всіх операцій і збереження історії змін, регулярне оновлення ПЗ. Результати варто оформити внутрішнім актом.

Облік розбіжностей

• Надлишок: Д-т 30, 33 — К-т 719 (інший дохід);
• Нестача: Д-т 947 — К-т 30, 33 (інші операційні витрати);
• Якщо винного не встановлено, нестачу відображають на позабалансовому субрахунку 072;
• Якщо винного встановлено, суму списують з 072 і показують: Д-т 375 — К-т 716 (заборгованість винної особи) та Д-т 301, 311 — К-т 375 (відшкодування).

Податки

• Для податку на прибуток ПКУ не встановлює податкових різниць щодо надлишку чи нестачі коштів. ПДВ не нараховують, бо це не операція постачання;
• Щодо інших цінностей позиція податкової неоднозначна: в одних роз'ясненнях вимагають податкових зобов'язань за п. 198.5 ПКУ, в інших прирівнюють нестачу до крадіжки;
• Для цінних паперів ПДВ-наслідків немає (пп. 196.1.1 ПКУ; податковий кредит не виникав);
• Для бланків суворої звітності, придбаних із ПДВ і втрачених чи зіпсованих, рекомендовано нарахувати зобов'язання за п. 198.5 ПКУ; 
• Платники єдиного податку 3 групи ризикують тим, що під час перевірки надлишок прирівняють до безоплатно отриманих цінностей і включать до доходу, хоча прямої норми в ПКУ немає. Нестача на об'єкт оподаткування єдиним податком не впливає.

Читайте також: Інвентаризація каси – 2026: строки та правила проведення за Положенням №879 до складання річної фінзвітності

Висновки

• Інвентаризацію каси перед річною звітністю за 2026 рік слід завершити в листопаді–грудні, попередньо видавши наказ про комісію; кожну фактичну касу, зокрема в магазинах з РРО, інвентаризують окремо;
• Акт складають щонайменше у двох примірниках, а всі розбіжності супроводжують поясненням касира та рішенням керівника; програмні засоби ведення касової книги теж потребують перевірки із внутрішнім підтвердженням;
• Надлишок відображають як інший дохід (Д-т 30, 33 — К-т 719), нестачу — як інші операційні витрати або на субрахунку 072 за відсутності винного; ПДВ на готівку не нараховують, але для нестачі бланків суворої звітності доцільно нарахувати зобов'язання за п. 198.5 ПКУ, а надлишок у «єдинника» 3 групи може бути визнаний доходом.