Коротка відповідь
Так, товар оприбутковується на баланс підприємства на підставі первинних документів, наданих працівником, а необхідність складання самого авансового звіту залежить від умов купівлі.
Процедура оформлення та оприбуткування товару здійснюється таким чином:
1. Документальне підтвердження та прибуткування
Працівник повинен надати до бухгалтерії фіскальний касовий чек РРО/ПРРО — паперовий або електронний, — який підтверджує факт оплати та містить перелік придбаних товарів. На підставі чека та внутрішнього первинного документа підприємства про приймання товару (прибуткового ордера, накладної на оприбуткування матеріальних цінностей, акта приймання тощо) товар оприбутковують за дебетом рахунків обліку запасів (наприклад, Дт 20, 22, 28) та кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Первинний документ має містити відомості про господарську операцію та підтверджувати її здійснення.
2. Чи потрібно складати авансовий звіт?
Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ, обов’язок складати та подавати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт), виникає лише у двох випадках:
- якщо працівник використав готівку понад суму добових витрат, включаючи готівку, отриману з використанням платіжних інструментів;
- за наявності оподатковуваного доходу відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, наприклад якщо витрати не підтверджено належними документами або кошти не повернуто вчасно.
Якщо працівник розраховувався особистою чи корпоративною карткою у безготівковій формі, без зняття готівки, і немає оподатковуваного доходу, офіційний авансовий звіт за законом можна не складати. У такому разі працівник надає чек та документ, що підтверджує оплату: виписку та/або відомості з банківського рахунку, до якого емітовано відповідний платіжний інструмент.
Проте для цілей внутрішнього контролю та зручності бухгалтерського обліку підприємство має право самостійно встановити обов’язковість оформлення авансового звіту або заяви на відшкодування витрат для таких операцій.
3. Податкові та готівкові обмеження
Ліміти розрахунків
Якщо працівник здійснював закупівлю готівкою від імені підприємства, діє граничне обмеження розрахунків протягом одного дня з одним суб’єктом господарювання (магазином) у розмірі 10 000 грн. Це обмеження поширюється також на оплату товарів для господарських потреб за рахунок готівки, одержаної із застосуванням платіжного інструменту. При безготівковому розрахунку карткою це обмеження не застосовується.
Податкові ризики
Якщо працівнику компенсують кошти без належних документів, що підтверджують витрати та їх зв’язок із господарською діяльністю підприємства, така виплата може бути визнана додатковим благом і оподатковуватися ПДФО за ставкою 18 відсотків із застосуванням натурального коефіцієнта та військовим збором за ставкою 5 відсотків.
Приклад бухгалтерських проведень (закупівля за власні кошти)
- Оприбуткування товару на складі: Дт 20 (22, 28) — Кт 372 — на суму за чеком;
- Відображення податкового кредиту з ПДВ, якщо підприємство має право на нього: Дт 641/ПДВ — Кт 372;
- Виплата компенсації працівнику безготівково або з каси: Дт 372 — Кт 311 (301) — на суму компенсації.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
