Виправлення помилок у витратах поточного та минулого року у 2026 році: бухгалтерська довідка та вибір методів

Виправлення неточностей у регістрах бухгалтерського обліку — це цілком стандартна процедура, головним інструментом для якої традиційно виступає бухгалтерська довідка. Проте алгоритм дій та вибір кореспонденції рахунків суттєво залежатимуть від двох факторів: формату первинного документа (паперовий чи електронний) та періоду, в якому було допущено помилку (поточний чи минулий рік).

Вимоги до оформлення коригуючої довідки

Згідно з позицією Міністерства фінансів України, яка, зокрема, висвітлена у листі від 21.03.2023 р. №41010-07-5/7607, бухгалтерська довідка, що складається для виправлення помилок, повинна містити вичерпну інформацію про суть неточності. У ній обов'язково слід вказати причину виникнення помилки, дати пряме посилання на первинні документи та облікові регістри, де було зафіксовано хибний запис. Такий документ набуває юридичної сили після його підписання безпосереднім виконавцем (працівником, який виявив помилку та склав довідку) та затвердження головним бухгалтером після відповідної перевірки.

Методи виправлення: паперовий vs електронний документообіг

Порядок внесення виправлень чітко регламентований Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну №88. Нормативна база розділяє підходи залежно від форми документа:

1. Для паперових носіїв доступні три шляхи

Коректурний спосіб (акуратне закреслення неправильного тексту/цифри однією рискою та написання правильного зверху), метод додаткових бухгалтерських проведень (якщо сума була занижена) та метод «червоного сторно» (для анулювання або зменшення суми).

2. Для електронних документів коректурний спосіб (закреслення) фізично неможливий і не має сенсу

Тому Положення №88 залишає лише два варіанти: додаткові проведення або сторно.

Окремо варто зупинитися на механізмі застосування методу сторно для електронних регістрів. Оскільки виділити запис «червоним кольором» в електронній базі неможливо, виправлення через бухгалтерську довідку реалізується у два етапи (рядки): спочатку дублюється неправильний запис із математичним знаком «мінус» (що нейтралізує помилку), а наступним рядком вноситься вже правильна інформація з позитивним значенням. Якщо ж ви використовуєте метод додаткових проведень, достатньо зробити один запис на суму різниці між правильним та помилковим показниками.

Специфика виправлення помилок поточного та минулих років

Найважливіший нюанс полягає у визначенні періоду помилки. Відповідно до ст. 13 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 1 розділу ІІ НП(С)БО 1, звітним періодом є календарний рік.

Якщо помилка стосується поточного року

Ви маєте повне право використовувати метод сторно або додаткових проведень, коригуючи безпосередньо рахунки витрат чи доходів (наприклад, рахунки класів 7, 8 або 9). Фінансовий результат поточного року ще не сформований остаточно, тому такі маніпуляції є коректними.

Якщо помилка стосується минулих років.

Тут вступають у дію імперативні вимоги п. 4 НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах». Якщо допущена в минулих роках помилка вплинула на фінансовий результат (величину прибутку або збитку), її виправлення здійснюється виключно шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року. Тобто, для виправлення минулорічних витрат чи доходів метод сторно не застосовується! Використовується метод додаткових бухгалтерських проведень у кореспонденції з рахунком 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)». Наприклад, якщо торік ви забули відобразити амортизацію, ви не можете зараз зробити проведення Дт 92 Кт 13. Правильним буде проведення Дт 44 Кт 13 на суму виявленої різниці.

Читайте також: Бухгалтерська довідка: правила оформлення та використання згідно роз’яснень Мінфіну

Висновки

• Бухгалтерська довідка є повноцінним первинним документом для виправлення облікових помилок, яка повинна обов'язково містити обґрунтування причини коригування, посилання на помилкові регістри та підписи відповідальних осіб (виконавця і головного бухгалтера);
• В умовах електронного документообігу виправлення здійснюються виключно шляхом додаткових проведень або методом сторно, який реалізується через внесення від'ємного запису (зі знаком «мінус») для анулювання помилки та подальшого позитивного запису з правильними даними;
• Вибір бухгалтерських рахунків для коригування залежить від давності помилки: неточності поточного року виправляються безпосередньо через рахунки доходів/витрат (зокрема методом сторно), тоді як минулорічні помилки, що вплинули на фінрезультат, коригуються лише через рахунок 44 без застосування сторнування.