Правовий статус корпоративної картки
Корпоративна платіжна картка є платіжним інструментом, призначеним для використання у господарській діяльності підприємства (п. 22 Положення №164).
При цьому:
- кошти на рахунку належать підприємству;
- працівник є лише користувачем картки;
- перелік уповноважених осіб визначається підприємством і подається банку (п. 107 Положення №164).
Тобто підприємство ініціює випуск корпоративної картки, а працівник отримає її вже у відділенні банку.
Для належного оформлення підприємству доцільно:
- видати наказ про закріплення корпоративної картки за працівником із визначенням напрямків використання;
- за потреби затвердити внутрішнє положення про використання корпоративних карток.
Матеріал за напрямом: Корпоративна картка на підприємстві: правила використання та обліку
Звітування працівника та первинні документи
Відповідно до п. 170.9 ПКУ, якщо працівник використовує корпоративну картку виключно для безготівкових розрахунків і не отримує оподатковуваного доходу, обов’язку подавати авансовий звіт немає.
Якщо звіт не подається, то постає логічне питання, як зафіксувати факт отримання документів, адже працівник повинен надати:
- фіскальні чеки РРО/ПРРО з АЗС — як підтвердження придбання пального;
- подорожній лист або інший документ обліку пробігу — для підтвердження використання пального у господарській діяльності.
Важливо враховувати, що:
- банківська виписка підтверджує лише факт списання коштів;
- саме первинні документи (чеки, подорожні листи) підтверджують цільове використання коштів.
Строк подання документів — до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ), якщо внутрішніми документами не встановлено коротший строк.
Витрати визнаються саме після отримання первинних документів, оскільки без них підприємство не може підтвердити господарський характер витрат і відсутність додаткового блага.
На думку консультанта, якщо звіт про використання коштів не подається, то доцільно затвердити внутрішній документ — наприклад, акт приймання-передачі документів або реєстр підтвердних документів, який працівник подає до бухгалтерії. Такий документ дозволяє зафіксувати факт передачі первинних документів і визначити дату, на яку витрати вважаються підтвердженими.
Бухгалтерський облік
Кошти на корпоративній картці залишаються коштами підприємства і не вважаються виданими під звіт до моменту їх використання.
Далі наведемо основні бухгалтерські проведення.
До подання звіту/реєстру документів
На цьому етапі кошти вже витрачені, але їх цільове використання ще не підтверджено:
- перерахування коштів на картковий рахунок: Дт 311/КР — Кт 311
- оплата пального карткою (за банківською випискою): Дт 372 — Кт 311/КР
На цьому етапі:
- сума обліковується як підзвітна;
- витрати ще не визнаються, оскільки відсутні первинні документи;
- податковий кредит також не формується.
Після подання звіту/реєстру документів
Після отримання від працівника підтвердних документів (чеків, подорожніх листів) та їх перевірки:
- оприбуткування пального: Дт 203 — Кт 372;
- відображення податкового кредиту (за наявності підстав): Дт 641/ПДВ — Кт 372;
- списання пального на витрати (за фактичними даними, з урахуванням норм витрат, та подорожніми листами): Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 203.
Саме на цьому етапі витрати визнаються у бухгалтерському обліку.
Висновки
- Корпоративна картка є інструментом підприємства, а не працівника, тому кошти не вважаються підзвітними до моменту їх використання;
- Якщо розрахунки здійснюються безготівково, авансовий звіт можна не подавати, але обов’язково потрібно отримати первинні документи. Для фіксації дати отримання документів доцільно використовувати реєстр підтвердних документів або акт приймання-передачі;
- Витрати визнаються лише після отримання чеків та підтвердження використання пального. До підтвердження витрат суми обліковуються як підзвітні, після — як запаси та витрати підприємства. Відсутність документів або нецільове використання коштів створює ризик додаткового блага з оподаткуванням.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
