Організація бухгалтерського обліку та відповідальність покладено на директора: чи правомірно?

Така ситуація є правомірною, якщо вона належним чином оформлена внутрішніми наказами та відображена в облікових даних податкової служби. Керівник має право самостійно вести облік і підписувати звітність одноосібно, навіть за наявності в штаті бухгалтера, якому не делеговано право підпису.

Законодавча база щодо відповідальності

Відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Отже, те, що директор несе відповідальність за організацію обліку, є абсолютно вірним і прямо передбаченим законом.

Форми організації бухгалтерського обліку

Згідно з ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, підприємство самостійно обирає форми його організації. Для вашого штату (5 осіб) найбільш актуальними є такі варіанти:

1. Введення до штату посади бухгалтера. У цьому випадку бухгалтер виконує роботу, а керівник організовує процес;
2. Створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером (зазвичай для більших підприємств);
3. Користування послугами спеціаліста-підприємця або аутсорсингової компанії.

У даному випадку обрано варіант №1, де однією з таких форм є самостійне ведення обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником. При цьому важливо розрізняти організаційну відповідальність (директор) та відповідальність за ведення обліку (бухгалтер).

Підписання звітності та електронний підпис

Відповідно до пп. 48.5.1 ПКУ, податкова декларація повинна бути підписана:

• Керівником платника податків або уповноваженою особою;
• Особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації.

Якщо в штаті є посада бухгалтера, то при поданні звітності в електронному вигляді зазвичай використовуються два підписи: КЕП директора (печатка за наявності) та КЕП бухгалтера.

Якщо ж директор офіційно поклав обов'язки з ведення обліку на себе (про що повідомлено ДПС за формою №1-ОПП), він підписує звітність одноосібно. Тобто у полі «Головний бухгалтер» паперової звітності ставиться прочерк, а в електронній — це поле залишається порожнім.

Звертаємо увагу, щоб така схема була легітимною для контролюючих органів, підприємство має подати заяву за формою №1-ОПП. У розділі 10 цієї заяви («Головний бухгалтер») мають бути вказані дані керівника. Це підтверджує податковій, що саме директор є відповідальним за облік та не суперечить пп. 66.4 ПКУ.

Розподіл обов'язків (Контроль)

Щоб схема "бухгалтер веде — директор підписує/відповідає" була юридично бездоганною:

• У посадовій інструкції бухгалтера має бути чітко прописано обов'язок щодо складання звітності та ведення обліку;
• Директор повинен видати наказ про призначення особи, відповідальної за бухгалтерський облік (саме цей бухгалтер);
• Відповідальність директора за "організацію" означає, що він має створити умови (надати робоче місце, програмне забезпечення, вчасно підписувати первинні документи).

Висновки

1. Директор за законом є головною відповідальною особою за організацію обліку;
2. Якщо бухгалтер офіційно оформлений, його підпис (КЕП) також має фігурувати на податковій звітності поруч із підписом директора, якщо інше не визначено внутрішніми наказами (наприклад, якщо бухгалтер лише готує чернетки, а обліком офіційно займається керівник);
3. У податковій має бути актуальна інформація про те, хто саме є особою, відповідальною за ведення обліку на вашому підприємстві.