Як оформити використання підприємством автомобіля , що належить працівнику?

Використання автомобіля працівника в діяльності підприємства можна оформити трьома основними способами: договором оренди, договором позички (безоплатне користування) або виплатою компенсації.

Позичка

За договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку (ч. 1 ст. 827 ЦКУ).

До договору позички застосовуються положення договору оренди (див. далі). Зокрема, позичальник самостійно здійснює використання транспортного засобу у своїй діяльності. Він також зобов'язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані. Витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу несе позичальник.

Тобто на позичений автомобіль підприємство має право списувати пальне, здійснювати його ремонт та страхування власним коштом.

Однак, якщо йдеться про виплату компенсації власнику автомобіля, то договір позички не підходить, адже такої виплати він не передбачає.

Проте, чи виникає дохід у власника автомобіля, якщо позичальник здійснить його ремонт див. тут.  

Компенсація витрат

Якщо працівник використовує своє особисте майно, зокрема , автомобіль – у робочих цілях, роботодавець зобов’язаний компенсувати ці витрати. Це передбачає і пряме використання транспорту в інтересах підприємства, і витрати на його обслуговування (ст. 125 КЗпП).

Законодавством чітко не визначено, як слід оформлювати факт використання автомобіля працівника для службових потреб. На практиці це може оформлятися такими документами:

• заявою працівника про використання власного автомобіля для службових потреб. У ній він зазначає вартість автомобіля та суму компенсації за знос. До заяви бажано додати копії документів, що підтверджують право власності на автомобіль (договір купівлі-продажу,  техпаспорт тощо;
• наказом керівника про використання працівником у роботі власного автомобіля з виплатою компенсації, його погоджують із працівником;
• наказом про виплату компенсації;
• договором про використання автомобіля працівника у виробничих потребах підприємства і компенсацію за це тощо.

Сума компенсації визначається за домовленістю сторін і може включати:

• амортизацію авто (залежно від інтенсивності його використання, пробігу тощо);
• витрати на технічне обслуговування;
• витрати на пальне;
• вартість страховки тощо.

Сума компенсації підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. З цим погоджуються і податківці.

При чому на думку податківців (Лист від 08.12.2017 р. №2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК) оподаткуванню підлягають в т.ч. і суми компенсації понесених витрат на пальне, ремонти тощо.

А оскільки транспортний засіб залишається у  розпорядженні фізособи, то у підприємства немає підстав списувати на нього власне пальне, запчастини, ремонтувати власним коштом тощо. 

Оренда

За договором найму(оренди) наймач самостійно здійснює використання транспортного засобу у своїй діяльності і має право без згоди наймодавця укладати від свого імені договори перевезення, а також інші договори відповідно до призначення транспортного засобу (ст. 800 ЦКУ).

Наймач зобов'язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані. Витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач (ст. 801 ЦКУ).

Таким чином, якщо підприємство планує списувати на роботу автомобіля пальне та запчастини, а також страхувати його власним коштом, то, на думку консультанта, доцільно  укласти договір оренди автомобіля.

Такий договір укладають у письмовій формі та обов’язково посвідчують нотаріально (ст. 799 ЦКУ). Додатково необхідно оформити:

- акт приймання-передачі автомобіля;

- наказ по підприємству про використання автомобіля в господарській діяльності та закріплення його за конкретним працівником.

Розмір орендної плати визначається за домовленістю сторін. Він може залежати від вартості автомобіля, інтенсивності його використання тощо.

Орендна плата є доходом фізичної особи. Підприємство як податковий агент утримує із суми виплати ПДФО (18%) (п. 167.1 ПКУ) та ВЗ (5%).

Дохід відображається у Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку з ознакою доходу «127» (інші доходи).

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», базою нарахування ЄСВ  є:

• заробітна плата за трудовим договором;
• винагорода за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами.

Договір оренди (найму) передбачає передачу майна у тимчасове користування за плату, тобто не є договором про виконання робіт чи надання послуг (ст. 759 ЦКУ). Отже, орендна плата не включається до бази нарахування ЄСВ.

Бухгалтерський облік за договором оренди

Орендований автомобіль обліковується на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, вказаною в договорі.

Основні проведення

Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 685 (631) - нараховано орендну плату (щомісяця). Рахунок обирається залежно від напрямку використання автомобіля - якщо у виробничих цілях – 23 чи 91, якщо для перевезення адмінперсоналу – 92, для роботи відділу здуту  - 93, в інших цілях – 94;

Дт 685 (631) — Кт 641/ПДФО - утримано ПДФО (18%);

Дт 685 (631) — Кт 642/ВЗ - утримано ВЗ (5%);

Дт 685 (631) — Кт 311 - виплачено орендну плату працівнику (за вирахуванням податків).

Для здійснення орендних платежів, як правило, складається акт, який є підставою для розрахунків, порядок яких визначається договором про оренду, та підписується посадовими особами орендодавця та орендаря.

Для обліку роботи автомобіля та списання пального необхідно вести  подорожні листи або інші первинні документи розроблені підприємством самостійно з урахуванням вимог Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Висновок

У наведеній ситуації доцільно укласти з працівником договір оренди автомобіля. Це дозволить підприємству використовувати його як службовий транспорт, законно списувати пальне, здійснювати ремонт, відносити на витрати запчастини та інші витрати, пов’язані з експлуатацією автомобіля.