Якщо працівник здійснював лише безготівкові розрахунки корпоративною карткою і не знімав готівку, подавати класичний Авансовий звіт не обов’язково. Однак він має надати «Перелік документів» та самі чеки для затвердження керівником.
Оскільки картка гривнева, витрати на придбання пального та оплату доріг доцільно оприбутковувати за сумою фактично списаних коштів у гривні (згідно з випискою банку). Це відповідає нормам НП(С)БО 9 та позбавляє бухгалтера необхідності розраховувати курсові різниці.
Детальний алгоритм дій:
1. Документальне оформлення: «Звіт» чи «Перелік»?
За нормами пп. 170.9.4 ПКУ, складати та подавати Звіт про використання коштів не обов’язково, якщо:
- розрахунки проводилися виключно у безготівковій формі (корпоративною карткою);
- не виникло оподатковуваного доходу (витрати підтверджені документально та пов’язані з госпдіяльністю).
Але є нюанс: для відображення витрат в обліку потрібен первинний документ, який затверджує керівник. Тому замість старого «Звіту» працівник може подати Перелік підтвердних документів у довільній формі (або скорочену форму Звіту, якщо так вирішило підприємство), до якого додаються чеки, квитанції терміналів тощо.
Строки: Подати документи потрібно до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ). Проте для коректного закриття періоду бухгалтери зазвичай просять робити це одразу після повернення.
2. За якою ціною оприбутковувати пальне?
Тут працює правило: «Скільки гривень витратили, стільки й коштує актив».
Оскільки у вас гривнева корпоративна картка, підприємство не має валюти на рахунку, а отже, і класичних «курсових різниць» за монетарними статтями (згідно з НП(С)БО 21) не виникає.
Банк здійснює конвертацію валюти (євро, злотих тощо) у гривню за своїм комерційним курсом.
Згідно з НП(С)БО 9, первісна вартість запасів включає суми, що сплачуються постачальнику, та інші витрати, безпосередньо пов'язані з придбанням. Тобто різниця між курсом НБУ та комерційним курсом банку (так звана комісія за конвертацію) фактично є частиною вартості пального.
Рекомендований підхід:
- Дата оприбуткування: Пальне та послуги платних доріг ставимо на облік на дату затвердження «Переліку документів» керівником;
- Вартість: Оприбутковуємо за сумою, яка фактично списана з гривневого рахунку підприємства. Це знімає проблему виникнення розбіжностей на рахунку 372.
3. Бухгалтерський облік
Припустимо, працівник заправився на 50 євро. Курс НБУ — 43,00 грн/євро, комерційний курс банку (реальне списання) — 44,00 грн/євро.
Варіант «Оптимальний» (включення різниці у вартість активу):
Цей метод найбільш логічний для гривневих карток, оскільки підприємство фактично купило пальне за ціною списання.
|
Зміст операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
Примітка |
|
Списано кошти з КПК за пальне (50 євро) |
Дт 372 — Кт 311 |
2200 |
За курсом банку (фактичне списання) |
|
Оприбутковано пальне (на дату затвердження) |
Дт 203 — Кт 372 |
2200 |
Вся сума витрат включається у вартість пального |
|
Віднесено на витрати оплату доріг |
Дт 92 (93) — Кт 372 |
... |
Аналогічно, за фактичною сумою списання |
Варіант «Альтернативний» (якщо програма вимагає курс НБУ):
Якщо ваша облікова політика чи програмне забезпечення жорстко прив’язує валютні чеки до курсу НБУ, тоді різницю доведеться списувати на інші витрати:
- Дт 203 — Кт 372 — 2150 грн (50 євро × 43,00 курс НБУ);
- Дт 949 (або 945) — Кт 372 — 50 грн (різниця курсів).
Але, на наш погляд, перший варіант є більш методологічно виправданим для запасів.
Порада: Щоб уникнути непорозумінь, зафіксуйте у «Положенні про відрядження», що при використанні гривневих КПК вартість придбаних активів та послуг визначається за сумою фактичного списання коштів з банківського рахунку.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
