Як писати витрати, що накопичувалися на рахунку 23 у 2022–2023 роках?

В бухобліку витрати визнаються одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені, керуючись принципом відповідності доходів і витрат (п. 7 П(С)БО 16). 

У наведеній ситуації витрати спочатку накопичувались на 23-му рахунку для того, щоб виставити рахунок нерезиденту для їх компенсації. Тобто такі витрати раніше списувались в періоді виникнення доходу.

Однак, у 2025 році ситуація змінилась. А саме – стало відомо про те, що нерезидент вже не буде здійснювати компенсацію таких витрат. Відповідно для списання таких витрат вже не потрібно «чекати» отримання доходу.

Тобто фактично витрати на гарантійний ремонт, які відмовився компенсувати нерезидент, тепер «лягли» на саме підприємство. Якщо витрати не пов'язані з конкретним доходом, їх визнають у тому періоді, коли вони були понесені. 

Відповідно до п. 19 П(С)БО 16,  витрати на гарантійний ремонт і гарантійне обслуговування враховуються у складі витрат на збут. 

Отже, вказані у запитанні витрати, що були накопичені на 23-рахунку потрібно було б списати на рахунок 93 «Витрати на збут» у періоді їх виникнення.

Але оскільки це витрати минулих років, то на нашу думку,  слід скористатися  нормою п. 4 НП(С)БО 6, а саме - відкоригувати сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року.  Тобто, в обліку мали бути зроблені такі проводки:

• Дт 93 – Кт 23;
• Дт 791 – Кт 93;
• Дт 441 – Кт 791.

Відповідно тепер потрібно зробити лише проведення: Дт 441 – Кт 23. Така операція оформляється бухгалтерською довідкою, до якої можна додати лист від нерезидента про відмову компенсовувати витрати.

Платникам податку на прибуток доведеться подати уточнюючу декларацію з цього податку (разом з виправленою фінансовою звітністю) за період (періоди), де допущено помилку. Або ж виправити помилку можна через додаток ВП до поточної декларації. Оскільки помилка призвела до переплати податку, штрафні санкції не застосовуються.

Податкових різниць по таких операціях нормами ПКУ не передбачено.

Що стосується ПДВ, то податковий кредит мав формуватися в періоді оформлення ПН постачальниками відповідних послуг. Оскільки витрати були пов’язані із господарською діяльністю (не залежно від факту їх компенсації), то підстав для нарахування компенсуючих податкових зобов’язань згідно з пп. 198.5 ПКУ немає.

Висновки: Списати витрати з 23-го рахунку слід через коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, тобто потрібно зробити проведення: Дт 441 – Кт 23. Декларацію з податку на прибуток можна виправити шляхом подання уточнюючої декларації або через додаток ВП до поточної декларації.

Нараховувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ не потрібно.