Немає відміток у паспорті — не маєте права віднести до податкових витрат суму закордонних добових

Працівникам, яких скеровують у службове відрядження, виплачують добові за період перебування у поїздці (ч. 2 ст. 121 КЗпП). При цьому добові виплачують за кожен календарний день відрядження — див. абз. 4 пп. 140.1.7 ПКУ. Крім того, варто згадати і п. 4, 8 р. II та п. 16 р. III Iнструкції №59 (1), де сказано, що за кожен день (включаючи дні вибуття та прибуття до місця постійної роботи) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні і час перебування у дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачують добові. Днем вибуття у відрядження називають день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника (п. 8 р. I Iнструкції №59). Разом із тим, якщо транспорт вирушає до 24:00 включно, то днем вибуття стане поточна доба, а з 00:00 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, тоді у строк відрядження записують час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту.

--------------------(1)----------------

Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59 (у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.2011 р. №362), для госпрозрахункових (небюджетних) підприємств цей документ є довідковим, тобто не обов'язковим для застосування — див. листи ДПАУ від 07.09.2011 р. №10077/5/15-1216 та від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415 («ДК» №25/2012). Проте за відсутності спеціальних норм законодавства щодо порядку обчислення добових за дні прибуття і вибуття у відрядження вважаємо, що норми Iнструкції можуть використовуватися за аналогією.

-------------------------------------

До складу податкових витрат на відрядження (окрім документально підтверджених витрат) відносять також витрати на виплату працівникам добових. Граничний розмір добових прописано у пп. 140.1.7 ПКУ:

по Україні — 0,2 мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, на сьогодні це 229,40 грн (1147 грн х 0,2);

за кордон — 0,75 мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у 2013 р. — 860,25 грн (1147 грн х 0,75).

Крім того, врахуйте, що витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, які підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку (пп. 140.1.7 ПКУ).

На сьогодні для визначення та виплати добових посвідчення про відрядження не потрібне. Але згідно з абзацами 12 та 13 пп. 140.1.7 ПКУ суму добових у разі відрядження до країни, для в'їзду в яку слід отримати візу, визначають на підставі наказу про відрядження та відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті або документі, що його замінює. За відсутності відповідних відміток до податкових витрат ви не маєте права віднести до витрат суми добових за період закордонного відрядження.

Як бачите, усе суворо: немає відміток — не маєте права віднести до податкових витрат суму закордонних добових.

До речі, слід заздалегідь попереджати своїх працівників, аби вони вимагали у прикордонників проставлення штампа у паспорті. Адже відповідно до п. 19 Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою КМУ від 27.01.95 р. №57, штампи «Виїзд» («В'їзд») у паспорті або іншому документі ставлять на підставі особистого звернення громадянина у пункті пропуску.

Звісно, керівництво цілком може вирішити все-таки виплатити працівнику добові за дні закордонного відрядження і попри відсутність відміток прикордонників у закордонному паспорті. Адже фактично є вимога ст. 121 КЗпП — відрядженому працівникові слід виплатити добові. I, в принципі, автор радить дотримуватися приписів КЗпП, проте все-таки виплатити працівникові добові, але вже зі сплатою з таких сум ПДФО.

Так, після повернення працівника з відрядження він повинен скласти авансовий звіт, в якому показати лише ті витрати, які підтверджені документально та які згідно з пп. 140.1.7 ПКУ потрапляють до податкових витрат. А як ми встановили, добові за закордонне відрядження, не підтверджені відповідними відмітками у закордонному паспорті, не потраплять до податкових витрат. Отже, в авансовому звіті про такі добові краще не згадувати. При цьому не забувайте, що невикористану частину авансу (а власне, не підтверджені документально витрати і добові) працівник повинен повернути до каси або на поточний розрахунковий рахунок підприємства, за загальним правилом, протягом 5-ти банківських днів після дня завершення відрядження (пп. 170.9.2 ПКУ).

Проте за рішенням керівництва працівникові можна окремо виплатити добові — уже після звітування та повернення невикористаної частини авансу. У цьому разі працівник повинен подати заяву на ім'я керівника з проханням про таку виплату, на якій керівник і поставить погоджувальний напис.

Така компенсація не матиме зв'язку з госпдіяльністю підприємства і, як ми вже з'ясували, такі суми не потраплять до податкових витрат. Крім того, за своєю суттю таку виплату варто розглядати як додаткове благо, з якого слід утримати податок на доходи за загальними правилами — 15% (17%), на підставі пп. 164.2.17 ПКУ. Адже працівник сам допустив відсутність у своєму паспорті відміток прикордонників. Показують таку виплату в ф. №1ДФ з ознакою доходу «126».

Звісно, на ситуацію з виплатою закордонних добових можна поглянути й по-іншому. Часто після відрядження у працівника вже не залишається коштів, щоб повернути їх до каси. Тож можна піти йому назустріч. Працівник може подати до бухгалтерії авансовий звіт за витраченим авансом на відрядження, в якому серед інших документованих витрат вписати і закордонні добові, не підтверджені відповідними відмітками прикордонників. Крім того, знову ж варто подати заяву на ім'я керівника на відшкодування працівникові добових та отримати на ній дозвільний напис керівника. Цю заяву слід долучити до авансового звіту.

Після затвердження такого авансового звіту, на думку автора, суми добових (що не підтверджені відмітками українських прикордонників у закордонному паспорті відрядженого) повертати до каси не потрібно. Щоправда, не потраплять вони і до податкових витрат.

Проте такі суми добових усе-таки слід оподаткувати ПДФО за ставкою 15% (або 17% — залежно від розміру доходу) за пп. 164.2.11, ст. 167.1 ПКУ та п. 170.9 ПКУ. При нарахуванні ПДФО потрібно скористатися правилами п. 164.5 ПКУ та застосувати натуральний коефіцієнт (1,176471 або 1,204819 — залежно від ставки податку, яка застосовується). Суму нарахованого ПДФО утримує підприємство за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а якщо коштів забракне, то за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців. I так до повної сплати належного податку (пп. 170.9.1 ПКУ).