Аванс за платні дороги Латвії: як облікувати?

Як працює система?

Віньєтка — це спеціальний дозвіл, який підтверджує, що ви сплатили податок за використання платних доріг певної країни. Відповідно до наведеної умови smsvinjetes.lv дозволяє авансом оплатити за віньєтки.

Так платник реєструється в системі, вводить параметри автомобіля, додає номери телефонів, вносить депозит і коли потрібно виїжджати, відправляє смс і, відповідно, реєструється віньєтка.

Платник може переглянути дані щодо віньєток в системі.

Інформація про оплату збору зберігається в електронному вигляді в Латвійському державному реєстрі транспортних засобів та їх водіїв і служить єдиним механізмом контролю. Роздруківки про сплату збору для користування автодорогами мають виключно інформаційний характер, наприклад, для бухгалтерії підприємства.

Працівник сплатив аванс нерезиденту з використанням картки ключа

Картка-ключ до рахунку є електронним платіжним засобом, який дозволяє підприємцям та юридичним особам здійснювати операції з рахунком, включаючи оплату, через термінали, банкомати та онлайн-банкінг. Вона розглядається як корпоративна платіжна картка, кошти на якій використовуються для потреб підприємства. 

Коли директор оплатив карткою ключем за користування платними дорогами, кошти стали підзвітними. Підтвердження сплати авансу буде саме виписка.

Немає підстав вважати, що кошти використані не в межах господарської діяльності, навіть за умови, що автомобілі поїдуть пізніше.

Однак потрібно зафіксувати розпорядження щодо здійснення оплати, тобто те, що оплата є санкціонованою, наприклад, наказом.

На дату здійснення передоплати в іноземній валюті за послуги користування платними дорогами, її слід відобразити в обліку як дебіторську заборгованість перед нерезидентом.

Відповідно до п. 6 НП(С)БО 21, сума авансу (попередньої оплати) в іноземній валюті, надана іншим особам для отримання послуг, перераховується у валюту звітності (гривню) із застосуванням валютного курсу НБУ на початок дня дати сплати авансу. Ця сума є немонетарною статтею, оскільки буде погашена шляхом отримання послуги, а не грошових коштів. Отже, курсові різниці за такою дебіторською заборгованістю на дату балансу або на дату отримання послуг не розраховуються.

Бухгалтерські проведення на дату оплати

Перераховано передоплату постачальнику послуг платних доріг:

• Дт 372 Кт 314 – підзвітна особа витратила кошти за користування платними дорогами;
• Дт377 Кт 372 – подано звіт за використані кошти (підтвердний документ виписка).

Сума операції перераховується в гривню за курсом НБУ на дату списання коштів з рахунку.

Визнання витрат та їх розподіл

Для коректного списання авансу та віднесення витрат на конкретні автомобілі підприємству необхідно організувати належний документальний облік споживання послуг.

1) Документальне підтвердження надання послуг.

Основою для списання витрат є первинні документи. У випадку з електронними сервісами оплати доріг, такими документами можуть бути:

• Звіти або виписки з особистого кабінету на сайті оператора платних доріг. Ці документи зазвичай містять детальну інформацію про дату, час, ділянку дороги та, що найважливіше, ідентифікатор транспортного засобу (наприклад, державний номер), який скористався платною дорогою, а також вартість проїзду;
• Рахунки (інвойси), що надаються оператором платних доріг.

Ці документи, навіть якщо вони складені іноземною мовою, є підставою для відображення господарської операції після їх перекладу на українську мову.

2) Внутрішній документ для розподілу витрат.

На підставі звітів від оператора платних доріг та подорожніх листів водіїв, бухгалтерія має складати внутрішній первинний документ, наприклад, "Акт списання витрат на проїзд платними дорогами" або "Бухгалтерську довідку".

3) Бухгалтерські проведення на дату визнання витрат.

На дату складання внутрішнього первинного документа (наприклад, щомісяця), здійснюються наступні проведення: Дт 23 Кт 377.

Сума операції відображається за курсом НБУ, що діяв на дату сплати авансу.

Висновки:

Облік авансу: Передоплата за віньєтки в іноземній валюті відображається як дебіторська заборгованість (Дт 372, 377) за курсом НБУ на дату оплати, є немонетарною статтею, тому курсові різниці не розраховуються;

Документальне підтвердження: Для списання витрат необхідні первинні документи (виписки, звіти з сайту, інвойси) та внутрішні документи (акт списання або бухгалтерська довідка) для розподілу витрат за транспортними засобами;

Визнання витрат: Витрати на платні дороги списуються на дату складання внутрішнього документа (Дт 23 Кт 377) за курсом НБУ на момент передоплати, без перерахунку курсових різниць.

Також читайте: Оплата з корпоративної картки за ЗЕД-контрактом