Кошти, зняті з корпоративної платіжної картки, розглядаються як видані під звіт працівнику – держателю картки.
Загальний алгоритм дій є таким:
- Працівник (зазвичай, директор або інша уповноважена особа) знімає готівку з корпоративної картки в банкоматі;
- Оскільки кошти не були витрачені на господарські потреби, працівник повертає всю суму до каси підприємства як невикористаний аванс;
- Касир або уповноважена особа оприбутковує цю готівку в касі на підставі прибуткового касового ордера (ПКО);
- Після оприбуткування, ці кошти можуть бути використані для виплати заробітної плати. Виплата кожному працівнику оформлюється окремим видатковим касовим ордером (ВКО) або за загальною відомістю на виплату готівки.
Відображення в бухгалтерському обліку
- Дт 372 Кт 31 - зняття готівки працівником з корпоративної картки. На дату списання коштів з рахунку (згідно з банківською випискою) виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи;
- Дт 301 Кт 372 - оприбуткування готівки в касі підприємства;
- Дт 661 Кт 301 – виплата заробітної плати.
Строк повернення підзвітних сум
Підпунктом 170.9.3 ПКУ визначено, що документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Отже, за коштами, отриманими на платіжну картку під звіт, потрібно відзвітувати не пізніше, ніж до кінця місяця наступного за місяцем, в якому завершилося виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням підприємства (пп. 170.9.4 ПКУ).
Звичайно, якщо Положенням про відрядження встановлені інші строки, то орієнтуємося на них. Хоча строки звітування це суто рішення підприємства – головне, щоб вони були в межах терміну, визначеного ПКУ.
Отже, ПКУ встановлено строки звітування за коштами, отриманими під звіт та не визначено окремого строку для повернення невикористаних коштів.
Враховуючи таку невизначеність, на нашу думку, повернути підзвітні кошти працівник повинен до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершив виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням. Якщо цей строк буде пропущено, з працівника потрібно буде утримати ПДФО та ВЗ незалежно від того, чи повернув він кошти, чи ні.
Висновки:
- Повернення невикористаних підзвітних коштів у касу підприємства оформлюється як оприбуткування готівки та не створює оподатковуваного доходу у працівника, якщо здійснено в строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ;
- Подальше використання повернених коштів (наприклад, на виплату зарплати) проводиться через касу як звичайна операція з виплати готівки.
Читайте також:
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цього матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо ви вже зареєстровані на нашому сайті — будь ласка, авторизуйтесь.
Або зареєструйтесь , прямо зараз, це не вимагає ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.
Зареєструватись