Підприємці не зобов’язані вести облік зарплати, але оформляти первинні документи повинні

Правові основи регулювання, організації, ведення бухобліку і складання фінзвітності в Україні встановлені Законом про бухоблік. Згідно з ч. 1 ст. 2 цього закону, під його дію потрапляють лише юридичні особи. На фізосіб — приватних підприємців норми Закону про бухоблік не поширюються, тож вони не зобов'язані вести бухоблік. Але, забігаючи наперед, зазначимо, що про суми доходів, нарахованих приватним підприємцем найманим працівникам, він повинен відзвітувати до ПФУ і ДПI. Така звітність заповнюється на підставі первинних, бухгалтерських та інших документів, згідно з якими проводиться нарахування доходів найманим працівникам (докладніше про це — у наступному розділі).

Отже, приватний підприємець зобов'язаний оформляти відповідні первинні документи.

Для нарахування зарплати пропонуються типові форми №П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та №П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)», затверджені Наказом №489. Щомісяця на кожного працівника відкривається відомість за ф. №П-6, а потім дані з таких відомостей переносяться до зведеної форми №П-7. Неважко зауважити, що ці форми є надто громіздкими для приватного підприємця. Приватний підприємець може застосовувати у своїй роботі простіші форми з тих самих причин, з яких не обов'язково застосовувати і типову форму №П-5, затверджену цим же наказом.

Приватний підприємець може використовувати типові форми №П-6 та №П-7 після вилучення з них всіх показників, які він не використовує; наприклад, показник вартості продукції, виданої працівникам у разі натуральної форми оплати праці, якщо розрахунки із працівниками проводяться тільки у грошовій формі, вартості форменого одягу, якщо такий не використовується, тощо.

Можна розробити власні форми документів з обліку заробітної плати, які повинні відповідати вимогам ст. 9 Закону про бухоблік і Положення №88. Хоча вимоги цих нормативних документів загалом не поширюються на фізосіб — приватних підприємців, останні повинні їх дотримуватися з метою документального підтвердження даних звітності із зарплати.

Слід також пам'ятати, що згідно зі ст. 110 КЗпП під час кожної виплати зарплати працедавець повинен надати працівникові інформацію про всі види його нарахувань і утримань, а також про суму зарплати, яка належить до виплати на руки. З цією метою працедавець повинен розробити форми розрахункових листків, які видаватимуться працівникам на виконання норм ст. 110 КЗпП.

Для розрахунково-платіжних відомостей із нарахування зарплати встановлено термін зберігання 75 років згідно зі ст. 317 розділу I Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств і організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5. Приватні підприємці можуть використовувати цей перелік на добровільній основі. При його використанні вони повинні здавати зазначені документи до архіву в установленому порядку (Закон України від 24.12.93 р. №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи»).