Оренда автомобіля у працівника: облік та податки

Насамперед зазначимо, що оренда авто у працівника (чи іншої особи) не може бути безоплатною. На безоплатній основі користуватися автомобілем працівника можна, лише уклавши договір позички.

Договір позички – безоплатне користування

Договір позички, за яким однією зі сторін є юрособа, укладається лише у письмовій формі. Обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають договори позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), у якому хоча б однією стороною є фізособа (ст. 828 ЦКУ). Позаяк автомобіль є наземним транспортним засобом, закон не вимагає засвідчувати договір позички нотаріально.

Варто звернути увагу, що згідно з п. 1 ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку.

Тобто, передаючи автомобіль у позичку підприємству, позичкодавець втрачає право користуватись ним у власних цілях, оскільки це право передається позичкоотримувачу. При цьому, зважаючи на те, що відповідно до ст. 252 ЦКУ строк визначається роками, місяцями, тижнями, днями або годинами, та те, що стороні вільні в укладанні договору та виборі його умов, вважаємо, що може бути передбачено час користування авто підприємством та працівником. Наприклад, з 9 до 18 у будні – право користування належить підприємству, а у весь інший час – працівнику для особистих потреб.

У наведеному випадку працівник не претендує на оплатне використання його автомобіля, а отже, більше підійде безвідплатний договір позички авто.

Тож безвідплатний договір позички не передбачає отримання працівником доходу, отже, відсутній і дохід до оподаткування.

У самого підприємства теж не виникає доходу, оскільки воно не отримує активів і не виконується критерій визнання доходу у п. 5 НП(С)БО 15:  дохід  визнається  під час збільшення активу або зменшення зобов'язання, що зумовлює зростання власного капіталу (за винятком зростання капіталу за рахунок внесків учасників підприємства),  за умови, що оцінка доходу може бути достовірно визначена. В цьому випадку активи не збільшуються, зобов’язання не зменшуються.

Якщо все таки оренда – то платно

Оренду автомобіля у працівника, як у фізичної особи, зазвичай оформлюється договором найму (оренди) (ст. 759, 798 ЦКУ). Факт передання майна в найм засвідчують первинним документом. За основу можна взяти форму Акта приймання-передачі основних засобів (типова форма №ОЗ-1), який підписують обидві сторони договору оренди.

Об’єктом оподаткування фізичної особи – резидента є загальний місячний (річний) оподаткований дохід (пп. 163.1.1 ПКУ). 

Податковий агент (підприємство), який нараховує оподатковуваний дохід на користь платника податку (працівника – фізособи), зобов’язаний утримувати ПДФО із суми такого доходу за його рахунок за ставкою 18% (ст. 167 ПКУ) та військовим збором за ставкою 1,5 % (пп. 1.3 п. 16-1 підр. 10 розд. ХХ ПКУ).

Нарахування, утримання та сплата збору до бюджету здійснюється у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ.

Тож у разі оренди у працівника автомобіля підприємство має включити такий дохід до складу загального доходу платника та утримати ПДФО та ВЗ, та перерахувати їх до бюджету за місцем свої реєстрації. Виплачену суму оренди та утримані/сплачені податки та збори потрібно буде відобразити у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ознакою доходу «127».

На суму оренди ЄСВ не нараховується. Відповідно в додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ не відображається.

Операції з отримання автомобіля в оренду та його повернення не є об’єктом обкладення ПДВ (пп. 196.1.2 ПКУ).

При цьому вважаємо, що якщо орендодавцем виступає найманий працівник, то взяти його в оренду як водія екіпажу не можна, бо автомобіль скоріш за все використовуватиметься у робочий час, а за робочий час ця особа як працівник вже отримує зарплату. 

В даній ситуації працівника-орендодавця можна оформити за суміщенням (з доплатою згідно з ст. 105 КЗпП) чи за сумісництвом (за ст. 102-1 КЗпП з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу) на вакантну в штатному розписі посаду водія. І в першому, і в другому випадку оподаткування оплати праці здійснюватиметься за загальними правилами оподаткування заробітної плати.