Як вести облік нестач та надлишків пального на АЗС, яке прийняте від постачальника?

Роздрібні торгівці пальним (АЗС) продають пальне у фактичних літрах, при цьому ці ж літри вважаються такими, що приведені до температури 15°С. Про це зазначено у пп. 232.1 ПКУ – одиницею обліку обсягів пального в СЕА РП є літри, приведені до температури 15° C. При цьому відпущені літри в місцях роздрібної торгівлі пальним, на які отримано ліцензію на право роздрібної торгівлі пальним, вважаються як літри, приведені до температури 15° C. Такі одиниці обліку для пального повинні використовуватися в первинних бухгалтерських документах, акцизних накладних/розрахунках коригування до акцизних накладних, декларації з акцизного податку.

Оскільки на АЗС продаж пального відбувається у фактичних літрах, то й оприбутковувати це пальне треба також у фактичних літрах. Зазвичай АЗС не ведуть облік пального в кілограмах, тому що це недоцільно. Літри, приведені до температури 15°С, зазначаються в «імпортній» акцизній накладній. Докладніше про АН при імпорті ми писали тут, тут, тут та тут.

У главі 3 «Терміни і визначення» Інструкції №281 наведені, зокрема, такі визначення:

• Вузол обліку нафти – сукупність технічних і програмних засобів, що забезпечують вимірювання маси, об'єму, густини нафти в реальному часі безпосередньо на потоці масовим динамічним або об'ємно-масовим динамічним методом;
• Облік нафти і нафтопродуктів – операція, яка проводиться на підприємстві під час технологічного процесу і яка полягає у визначенні об'єму і маси нафти або нафтопродуктів для подальших облікових операцій;
• Торговельна операція – операція між постачальником та споживачем, що полягає у визначенні об'єму або маси нафти і нафтопродуктів для подальших облікових операцій.

Тож оприбуткування імпортного пального на АЗС повинно бути виміряне у фактичних літрах та кілограмах. Відповідно до пп. 4.2.1 Інструкції №281 облік нафтопродуктів на АЗС ведеться в одиницях об'єму – літрах, відповідно до пп. 10.1 Інструкції №281 облік руху нафтопродуктів на АЗС теж здійснюється в одиницях об'єму.

Відповідно до пп. 5.1.4 Інструкції № 281 у разі надходження вантажу в технічно справних цистернах зі справними пломбами вантажовідправника і виявлення в них під час приймання нафти і нафтопродуктів нестач, що перевищують норми природних втрат і границі відносної похибки методу вимірювання маси згідно з договором, спір стосовно відшкодування нестач вирішується в порядку, передбаченому відповідним договором та діючим законодавством України. В залежності від результатів такого спору вони відображаються в бухобліку. Зокрема, якщо нестача списується за рахунок одержувача, він може списати нестачу записом Дт 947 Кт 281. Якщо нестачу компенсує постачальник, бухоблік залежатиме від умов такої компенсації.

Далі, згідно з пп. 5.1.5 Інструкції №281 у разі, якщо під час приймання нафти і нафтопродуктів виявлені надлишки, які перевищують границі відносної похибки методу вимірювання маси згідно з договором, вантажовідправнику направляється повідомлення щодо оприбуткованих надлишків, якщо інше не передбачено умовами договору. Далі облік надлишків залежить від домовленостей між постачальником і покупцем.

Нестача нафти і нафтопродуктів у межах норм природних втрат, що виникла в процесі їх транспортування, покладається на вантажоодержувача (пп. 5.1.8 Інструкції №281). В такому разі в обліку робиться запис - Дт 281 Кт 632 на фактичну кількість прийнятого пального (тобто вже за мінусом нестачі в межах норм природних втрат) та на вартість прийнятого пального, зазначену в інвойсі постачальника.

Докладніше про норми втрат пального читайте тут.

Відповідно до пп. 5.4.1 Інструкції №281 з прибуттям нафтопродуктів до вантажоодержувача в автоцистерні перевіряється наявність і цілісність пломб, технічний стан автоцистерни, відповідність об'єму і густини нафтопродукту в автоцистерні об'єму і густині, зазначеним у товарно-транспортній накладній на відпуск нафтопродуктів (нафти) за формою №1-ТТН (нафтопродукт).

Документування руху пального в різних ситуаціях (в тому числі списання нестач) регламентоване Інструкцією №281. Зокрема, у пп. 10.2.9 Інструкції №281 описано, як документувати факт невідповідності фактично виміряної температури, густини і кількості нафтопродукту значенням, наведеним у ТТН.

***

Оскільки паливороздавальна колонка розглядається як витратомір-лічильник, а продані через неї фактичні літри вважаються такими, що приведені до температури 15°С, обов’язково виникає облікова різниця між залишком пального у фактичних літрах в бухобліку та даними СЕА РП. Ця різниця визначена у пп. 47 Порядку №408. Докладніше ми писали про неї у статті Роздрібний продаж пального на АЗС: складаємо акцизні накладні, розділ «Облікова різниця між даними СЕА РП та даними бухобліку пального на АЗС».

Звертаємо увагу, що облікова різниця, передбачена пп. 47 Порядку №408, застосовується тільки роздрібними торговцями пальним (АЗС).

Загалом, протягом всього року фактична кількість літрів повинна приблизно співпадати з літрами, приведеними до 15 градусів Цельсія. Відхилення в межах облікової різниці за весь рік може бути скориговане протягом січня наступного року – адже зробити це потрібно не пізніше 31 січня наступного року (пп. 48 Порядку №408).

Якщо на підприємстві виникають різниці, що перевищують облікову різницю, передбачену пп. 47 Порядку №408, це свідчить про те, що потрібно перевірити правильність ведення кількісного обліку пального.