Електронна квитанція для оформлення авансового звіту

Згідно з розділом ІІІ Постанови №705, користувачі мають право використовувати корпоративні картки для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків і умов договору з емітентом.

Тобто за допомогою корпоративних платіжних карток можуть фінансуватися через довірену особу, зокрема, господарські потреби тощо.

Для цього підприємство перераховує на картку певну суму коштів на господарські витрати, що не є операцією з видачі працівнику підзвітних коштів, а є простим переміщення коштів з одного рахунку підприємства на інший.

Надалі  працівник може знімати ці кошти готівкою у банкоматі або розраховуватися карткою. Кожна така операція відображається у виписці банку за картковим рахунком, яка і буде тим первинним документом, що підтверджуватиме отримання готівки працівником або списання коштів з картрахунку. 

Документами, що свідчать про фактичне здійснення господарських витрат з корпоративної картки є касовий чек РРО, товарний чек, закупівельний акт або інші. Ці документи долучаються до авансового звіту, на підставі якого кредитується рахунок 372 та виводиться сальдо розрахунків з працівником щодо отриманих та витрачених підзвітних коштів.

Облік витрат, понесених за допомогою корпоративної картки, здійснюється на підставі первинних документів, наданих її утримувачем — підзвітною особою. Разом із такими документами підзвітна особа надає авансовий звіт у терміни, встановлені пп. 170.9.2 - 170.9.3 ПКУ.

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

У п. 2.1 Положенні №88 зазначено, що первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Відповідно до ст. 5 Закону №851, електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Всі обов’язкові реквізити, які має містити документ, передбачено ст. 9 Закону про бухоблік.

У ст. 8 Закону №851 юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону  «Про електронні довірчі послуги». При цьому електронний підпис несе таку ж юридичну силу, як і власноручний, має найвищий рівень довіри та гарантує автентичність даних.

Отже, оформлений належним чином електронний документ згідно із ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік має такий же статус (юридичну силу), як і паперовий.

Таким чином, оплачені працівником підприємства корпоративною картою послуги доставки вантажу компанією "Нова пошта" на підставі квитанції в електронній формі підлягають відшкодуванню, оскільки вона містить всі обов’язкові реквізити електронного розрахункового документа та підтверджує понесені витрати.