Облік робочого часу: чи можна табель заповнювати в EXCEL?

Ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, в установах і організаціях регламентується наказом Державного комітету  статистики України від 05.12.2008 р. №489.

Наказом №489 визначено, що типова форма №П-5 має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень, за потреби форму може бути доповнено іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу в організації.

Табель обліку робочого часу призначено для фактичного відображення кількості відпрацьованих годин, днів відпочинку, відрядження, відпусток та інше.

Мінпраці у листі від 01.06.2005 р. №36-211 зазначило, що, зокрема, складати Табель роботодавцю необхідно для:

1) обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працюючих, у тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;

2) контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу; 

3) для отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (наприклад, для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпусток, днів відряджень); 

4) для складання статистичної звітності з праці. 

Крім того, при проведенні перевірки правильності розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності Табель обліку робочого часу можуть вимагати фахівці фондів соціального страхування. Вимагати Табель для перевірки деяких відомостей можуть також інспектори Пенсійного фонду. Інспектори Держпраці на підставі Табеля можуть оцінити, чи не порушено права працівників, наприклад, у частині дотримання норм про надурочні години. 

Позаяк, Табель є:

• документом, який дозволяє врахувати фактично відпрацьований співробітником час;
• первинним документом щодо обліку розрахунків з персоналом;
• базою для статистичних розрахунків.

Фахівці Мінекономіки у своєму листі №3512-06/61946-09 зазначили: для того, щоб уникнути помилок та розбіжностей на підприємстві, потрібно розробити Положення про табельний облік, у якому урегулювати питання, пов’язані з процедурою подачі відомостей для складання табеля, присвоєнням табельних номерів, умовними позначеннями тощо. Відповідно до Типової форми №5, відмітки про явки та неявки за числами місяця та весь час відпрацьований за місяць проставляються годинами та днями, іншого не передбачено.

Щодо заповнення табелю обліку робочого часу в EXCEL, звісно відмічати протягом місяця явки та неявки працівників можна і в електронній формі. Та табель обліку робочого часу має бути підписано. Тож його для цього слід роздрукувати.

Також, не забувайте і про строки зберігання табелю обліку робочого часу.

Архівне законодавство визначає різні строки зберігання документів залежно від їх видів. На сьогодні ці строки врегульовані Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5. Згідно зі ст. 408 згаданого Переліку, табелі обліку використання робочого часу зберігаються лише 1 рік.

Однак із цього правила є винятки. Згідно зі ст. 445 Переліку, табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці зберігаються 75 років. Адже робота в таких умовах певну тривалість робочого часу за законодавством надають право на пенсію на пільгових умовах. Крім того, 75 років зберігаються табелі робочого часу громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (ст. 685 Переліку).