Як обліковувати вартість передплати на електронні видання?

За умов запитання зрозуміло, що суб’єкту господарювання  надається доступ до електронної версії бухгалтерського видання на відповідний період (покупець отримує пароль).  Підтверджує вартість такого доступу рахунок, а сума понесених витрат підтверджується актом, в якому зазначено: «Ліцензія на право використання комп'ютерної програми».

Не обов’язково від видавництва вимагати акти щомісяця (якщо передплата оформлена на більш тривалий термін, ніж місяць). Специфіка придбання передплати полягає в тому, що покупець оплачує інформаційне видання наперед, проте електронний доступ до видання він отримує поступово протягом періоду передплати. Тому буде помилкою відобразити у складі витрат одразу усю суму, сплачену за період доступу.

Пунктом 6 П(С)БО 8 встановлено критерії нематеріального активу:

• є  імовірність одержання майбутніх економічних вигід, пов'язаних з його використанням;
• вартість може бути достовірно визначена.

У п. 1.2 Методрекомендацій №1327 роз’яснено, що НМА вважаються, зокрема, немонетарні активи незалежно від строку їх корисного використання (експлуатації), тобто строк корисного використання НМА може бути і меншим ніж один рік.

Згідно з п. 25 та п. 26 П(С)БО 8, нарахування амортизації нематеріальних активів здійснюється протягом строку їх корисного використання, який встановлюється підприємством (у розпорядчому акті) при визнанні цього об'єкта активом (при зарахуванні на баланс). При визначенні строку корисного використання, зокрема, враховуються правові або інші подібні обмеження щодо строків його використання та очікуваний спосіб використання підприємством. В данму випадку це буде строк, на який здійснено передплату.

Як правило, розрахунок амортизації здійснюється із застосуванням прямолінійного методу і починається з місяця, наступного за місяцем, у якому нематеріальний актив уведено в господарський оборот. Якщо період передплати на видання починається з першого числа місяця (тобто ми маємо ціле число місяців передплати), то в даному випадку доцільно амортизувати НМА починаючи з першого місяця дії передплати.

Що стосується електронної версії видання, то потрібно врахувати умови договору. Якщо вказано саме право використання  комп’ютерної програми, і у договорі прописано надання доступу до програми, то для строку амортизації слід врахувати строк встановлений договором. Тоді нематеріальний актив відноситься до групи об’єкта "Авторське право та суміжні з ним права" (право на комп'ютерні програми) і строк амортизації визначається відповідно до правовстановлюючого документу. Проте для "великих" платників податку на прибуток (або для тих підприємств, які визначають різниці з коригування фінрезультату) потрібно звернути увагу на обмеження за пп. 138.3.4 ПКУ, і у податковому обліку строк амортизації нематеріального активу групи 5 становить не менш як 2 роки. 

Згідно з листом Мінфіну від 13.07.2009 р. №31-34000-20-10/18896, вартість придбаних ліцензій та комп’ютерних програм відповідно до п. 5 П(С)БО 8 за умови відповідності критеріям  визнання активів відображаються у складі інших нематеріальних активів.

Отже, на нашу думку, ліцензію слід обліковувати за субрахунком 125 "Авторське право та суміжні з ним права", здійснюючи такі записи:

• Дт 371  Кт 311  -  на суму передоплати за ліцензію;
• Дт 154 Кт 631 – отримано ліцензію (на дату початку періоду доступу до програми);
• Дт 125 Кт 154 – введено ліцензію в експлуатацію (на дату початку періоду доступу до програми);
• Дт 92  Кт 133 -  на суму нарахованої амортизації ліцензії за один місяць, нараховується щомісячно протягом періоду доступу;
• Дт 133 Кт 125 – списано з балансу вартість ліцензії після закінчення строку дії доступу.