Відшкодування вартості речей, загублених на підприємстві: що в обліку?

Відповідно до ч. 1 ст. 936 ЦКУ, за договором зберігання одна сторона (зберігач) зобов'язується зберігати річ, яка передана їй другою стороною (поклажодавцем), і повернути її поклажодавцеві у схоронності.

Прийняття речі на зберігання може підтверджуватися видачею поклажодавцеві номерного жетона, іншого знака, що посвідчує прийняття речі на зберігання, якщо це встановлено законом, іншими актами цивільного законодавства або є звичним для цього виду зберігання (ч. 3 ст. 937 ЦКУ).

Зберігач зобов'язаний вживати усіх заходів, встановлених договором, законом, іншими актами цивільного законодавства, для забезпечення схоронності речі (ч. 1 ст. 942 ЦКУ).

За втрату (нестачу) або пошкодження речі, прийнятої на зберігання, зберігач відповідає на загальних підставах (ч. 1 ст. 950 ЦКУ).

Збитки, завдані поклажодавцеві втратою (нестачею) або пошкодженням речі, відшкодовуються зберігачем у разі втрати (нестачі) речі - у розмірі її вартості (ч. 1 ст. 951 ЦКУ).

У статтях 967 – 978 ЦКУ розглянуті спеціальні види зберігання - у:

• ломбарді;
• банку;
• камерах схову;
• гардеробі;
• готелі тощо.

З наведеного випливає, що медцентр (юридична особа) відповідає за майно пацієнтів, якщо таке майно передавалося йому на зберігання за договором зберігання, що підтверджується відповідним документом (жетоном тощо). Якщо ж передачі на зберігання майна не було, медцентр не зобов’язаний відшкодовувати шкоду за втрату цього майна. Тим паче, що немає можливості навіть встановити, чи існувало це майно в реальності.

Якщо медцентр вирішить відшкодувати вартість втраченого пацієнтом майна (прикраси) – то тільки за власним бажанням.

Варто врахувати, що вартість такого відшкодування буде доходом фізособи, а тому оподатковується ПДФО і військовим збором (див. пп. 164.2.14 ПКУ). Причому податки утримуються із суми доходу за його рахунок (див. пп. 168.1.1 ПКУ). Тобто, із суми нарахованої до відшкодування шкоди потрібно утримати податки і на руки фізособи виплатити за мінусом податків.

Оскільки медцентр відшкодовуватиме шкоду за власною ініціативою, то і розмір такого відшкодування визначатиметься медцентром за погодженням з потерпілою. Наприклад, потерпіла може написати заяву на ім’я керівника медцентру із вимогою відшкодувати вартість втраченого в такій-то сумі. Причому така заява може бути навіть без якихось підтвердних документів на користь саме такої суми. Якщо керівник погодиться з зазначеною там сумою, він на заяві може поставити візу, приміром: «Бух. Оплатити згідно заяви. [Посада, Підпис. Дата]».

Така заява передається до бухгалтерії для оплати. Але оскільки із суми шкоди потрібно утримати податки, а в заяві про це не сказано, бухгалтер може написати на ім’я керівника доповідну записку, в якій пояснити про необхідність утримання податків. Керівник приймає рішення і ставить відповідну візу на записці. Наприклад, може бути прийнято рішення утримати податки з суми шкоди, наведеної в заяві. Тоді на руки потерпіла отримає меншу суму, аніж зазначено в заяві, на суму утриманих податків. Іншим рішенням може бути утримання податків таким чином, щоб на руки потерпілій була сума, зазначена в заяві. Тобто, об’єкт оподаткування має бути більшим на суму податків.

Важливо! Бухгалтер самостійно не може визначати розмір шкоди! У даній конкретній ситуації це питання вирішується виключно за погодженням між керівником і потерпілою.

Таким чином, утримання податків і оплату шкоди на рахунок потерпілої бухгалтер робитиме на підставі завізованих керівником заяви потерпілої і доповідної записки. Залежно від особливостей кожної конкретної ситуації можуть бути й інші документи.

Бухгалтерські записи з виплати шкоди (цифри умовні):

• Дт 949 Кт 685 – 5 000 грн (нарахована шкода, належна до виплати);
• Дт 685 Кт 641 – 900 грн (5 000 х 18%) (утримано ПДФО);
• Дт 685 Кт 642 – 75 грн (5 000 х 1,5%) (утримано військовий збір);
• Дт 685 Кт 311 – 4 025 грн (5 000 – 900 - 75) (відшкодування шкоди на рахунок потерпілої);
• Дт 641, 642 – 311 – 975 (перераховані податки до бюджету).

Про виплачені фізособі (потерпілій) кошти (дохід) медцентр має відзвітуватися в формі №1ДФ, з ознакою доходу «120».