Використання авто працівника у діяльності підприємства: податкові наслідки

Нещодавно київські податківці розмістили роз’яснення щодо правил оподаткування відшкодування працівнику витрат на придбання ПММ.

В цьому роз’ясненні наголошено: якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання паливно-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума такого відшкодування підлягає оподаткуванню ПДФО, як додаткове благо.

Звертаємо вашу увагу, що в коментованій консультації нічого не зазначено щодо документального оформлення використання транспортних засобів. Однак очевидно, що оскільки податківці кажуть, що роботодавець використовує ці ПММ у власній господарській діяльності, то це службовий транспорт. Тобто він або належить роботодавцю, або роботодавець користується ним за договором оренди або домовленістю із працівником про використання його автомобіля. 

Також не вказано, чи наказував роботодавець придбавати ПММ цьому працівнику. А це теж важливий фактор, без якого податківці можуть стверджувати, що працівник придбав ці активи з власної ініціативи. А оформленням авансового звіту та відшкодуванням витрат за ним роботодавець та працівник просто замаскували операцію з купівлі-продажу таких ПММ працівником роботодавцю, намагаючись уникнути сплати ПДФО та ВЗ.

Мінфін у УПК №181 щодо відшкодування працівнику витрачених його власних коштів на придбання товарів поставив крапку в питанні оподаткування ПДФО та військовим збором. У ній зроблено висновок, ідентичний висновку Мінфіну, наведеному у листі від 27.02.2019 р. №11220-16-7/5907. Ми про це писали тут. А саме:

• на підставі ст. 21, 29 та 30 КЗпП, якщо працівник в рамках його трудових обов’язків придбає товар, то незалежно від того, за власні чи підзвітні кошти, він це робить такі відносини слід розглядати як трудові;
• при підтвердженні роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за рахунок власних коштів на користь роботодавця не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором.

Тобто, навіть, при використанні авто працівника за договором оренди на купівлю ПММ працівником має бути видано відповідний наказ. У такому разі відшкодування точно не оподатковуватиметься ПДФО та ВЗ.

Так само все це стосується і ситуації, коли працівнику видано паливну картку, що належить підприємству. Якщо вокристання автомобіля на виробничі цілі нічим не оформлене, то доходом працівника буде вартість отриманого пального, яке працівник витратив на «свої особисті цілі» - адже відповідного документування немає.

Щодо оподаткування ПДФО та ВЗ при використанні авто працівників для потреб підприємства

Якщо авто, для якого придбавалися ПММ, належить працівнику, то крім відшкодування вартості ПММ, він ще, як правило, отримує плату за використання цього авто. А це напряму залежить від обраної форми договірних відносин між роботодавцем та працівником. Докладно про це ми писали тут.

Єдине, на що слід звернути увагу: якщо таке використання буде здійснюватись на підставі договору оренди, то плата за це вважатиметься орендною платою. В розділі І форми №1ДФ такий дохід зараз, згідно з роз’ясненнями податківців, відображається із ознакою доходу «127». Про це ми писали тут. В Звіті з ЄСВ (додаток 4) така орендна плата і сам договір оренди не відображатимуться.

Також слід визначитись з оподаткуванням витрат, які несе роботодавець у зв’язку із експлуатацією такого авто.

Якщо використання автомобіля буде правильно документально оформлене, то оподаткованого доходу в працівника у зв’язку із такими витратами, в т.ч. ПММ, не виникне. Адже в такому випадку цей автомобіль матиме статус службового і надаватиметься працівнику (разом із пальним) виключно в службових цілях. 

Якщо ні (і працівник буде використовувати автомобіль крім службових, ще й у власних цілях, незважаючи на договір), і податківці цей факт встановлять, то є ризик, що вони визнають і вартість такого пального додатковим благом працівника. А ось ЄСВ не буде виникати незалежно від договірних відносин та порядку використання авто.

Отже, робимо такі висновки:

1. Якщо використання працівником власного автомобіля у виробничих цілях жодним чином не оформлене (немає ані договора оренди, ані договора позички, ані наказу про використання авто у службових цілях та виплату працівнику компенсації за це), то відшкодування ПММ працівнику, а також використане ним пальне за паливною карткою підприємства  підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором, як додаткове благо. Адже немає документального підтвердження службового використання авто і, відповідно, не підтверджено витрати ПММ на службові цілі. Дохід працівника полягає або в отриманні компенсації власних витрат, або у вигляді наданого йому пального за рахунок підприємства;
2. Якщо використання автомобіля оформлене договором оренди, або позички, або видано наказ про використання авто в службових цілях і виплату компенсації працівнику, то і відшкодування витрат працівника на ПММ або використане ним пальне з картки не буде його доходом, а буде витратами підприємства. Для підтвердження таких витрат слід складати первинний документ про роботу автомобіля (див. тут та тут).

Також читайте наші матеріали тут, тут, тут, тут та тут>>