Чи можна відшкодувати витрати працівника на заправку службового авто за два місяці?

Насамперед зазначимо, що законодавчо не встановлено строків на розрахунки з працівником, що витратив власні кошти на господарські потреби підприємства, адже така операція регулюється Цивільним кодексом.

Нацбанк у листі  від 14.09.2016 р. №18-0005/76945 вважає, що між працівником та його роботодавцем в такому випадку виникають цивільно-правові відносини (але без укладання договору доручення). Зазначені особи мають керуватись вимогами статей 1159 та 1160 ЦКУ, які передбачають відшкодування витрат підприємством, у разі якщо придбані товари (роботи, послуги) своєчасно та у повному обсязі оприбутковані та відображені у бухобліку підприємства.

Мінфін у листі від 01.12.2016 р. №31-11170-16-29/34246 наголошує, що якщо працівник подав авансовий звіт за такими витратами, то роботодавець має визнати заборгованість перед ним і відобразити її за кредитом субрахунку 372, який має назву "Розрахунки з підзвітними особами".

Також те, що відшкодування витрат здійснюється за авансовим звітом, говорить про те, що це цивільно-правові відносини.  При цьому немає значення, чи був із працівником попередньо укладений договір доручення. Працівник, який подав такий звіт, матиме право на відшкодування. Щоб отримати право на відшкодування витрат, працівнику потрібно підтвердити їх документально, в даному випадку такими документами будуть чеки.

Отже, в даному випадку можна прийняти від працівників авансові звіти про придбання пального для заправки автомобілів, провести їх в обліку у звичайному порядку та відшкодувати працівникам витрачені кошти.

Також читайте на цю тему, в тому числі і про історію цього питання, коли податківці бажали оподатковувати відшкодовані суми ПДФО та військовим збором, тут.

Станом на зараз податківці вже погодилися з тим, що ПДФО та ВЗ тут не буде.