Повернення підзвітних коштів: як відобразити в бухобліку?

Запитання:

Працівник у січні 2020 р. придбав за власні кошти авіаквиток на відрядження у березні. Склав авансовий звіт і підприємство повернуло йому кошти. За авансовим звітом ці витрати були віднесені на рахунок майбутніх витрат 391. У березні було складено наказ про відміну відрядження у зв'язку з карантином. Вартість квитка у березні 2020 р. списали з рахунку 391 на рахунок витрат згідно з наказом. У квітні 2020 р. працівнику авіакомпанія повернула кошти на його картку за квиток. Працівник, своєю чергою, повернув ці кошти на рахунок підприємства. Як правильно відобразити повернені кошти у бухобліку? Чи потрібно працівнику складати авансовий звіт на ці кошти?

Відповідь:

Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Відповідно до пп. 11 п. 3 розділу 1 Положення №148, касові документи - це такі документи, як, зокрема, касові ордери, розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, інші прибуткові та видаткові касові документи, за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються, зокрема, звіти про використання коштів. 

Хоча норми ПКУ прямо не передбачають необхідність подання авансового звіту в ситуації, що склалася, вважаємо, для уникнення  непорозумінь з податковою, та незалежно від того витрачено було ці кошти чи повернуто, такий звіт краще скласти. Тому що у пп. 170.9.2 ПКУ зазначено, що  за будь які кошти, видані працівнику під звіт (видача готівки або перерахування коштів на особисту картку), він повинен відзвітувати в порядку, установленому законодавством України. 

Таким чином, якщо відрядження скасувалося, і авіакомпанія повернула працівнику кошти на його особистий рахунок за квитки, оскільки він за них попередньо сплатив, то при поверненні цих коштів на рахунок підприємства потрібно скласти авансовий звіт. 

Зауважимо, що до витрат, облік якиx ведеться на рахунку 39 «Витрaти майбутніх періодів», відносяться витрати, пoв’язані з підготовчими дo виробництва роботами в сезонних галузяx промисловості; з освоєнням нoвих виробництв та агрегатів; сплаченi авансом орендні платежі; оплата cтрахового поліса;передплата на газети, журнaли, періодичні та довідкові видання, оплата торгового патенту тощо.

За дебетoм рахунку 39 відображається накопичення витрат майбутніх пeріодів, за кредитом — їх списання (рoзподіл) та включення до складу витрaт звітного періоду.

Зазвичай квитки оприбутковують на субрахунок 331 «Грошові докумeнти в національній валюті». Оскільки сам рахунок 33  «Інші кошти» призначeний для узагальнення інформації пpо наявність тa рух грошових документів (у нaціональній та іноземній валюті), які знaходяться в касі підприємствa (поштових марок, марок гербового збoру, сплачених проїзних документів (в т.ч. квитків на відрядження), сплачених путівoк до санаторіїв, пансіонатів, будинків вiдпочинку тощо), та прo кошти в дорозі, тобто грoшові суми, внесені в каси бaнків, ощадні каси або поштові вiдділення для подальшого їх зарахування нa розрахункові або інші рахунки пiдприємства.

Таким чином, в обліку придбання квитків та повернення коштів відображається наступним чином: оприбуткування квитків придбаних працівником Дт 331 Кт 372; повернення коштів працівнику за квитки на підставі авансового звіту Дт 372 Кт 311; видано наказ про скасування відрядження та видача квитків працівнику для подальшого повернення перевізнику - Дт  372 Кт 331; працівник повернув кошти та здав авансовий звіт Дт 311 Кт 372.   

Помилку виявлену після закриття звітного періоду в облікових регістрах можна застосувавши метод «червоного сторно».

Метод «червоного сторно» застосовується в ситуаціях, коли в облікових регістрах зазначена неправильна кореспонденція рахунків або ж завищена сума операції. Зазначений спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки. Оскільки в даній ситуації задіяний неправильний рахунок в цій довідці зазначається запис зроблений раніше (сума, кореспонденція рахунків), повторюється червоним чорнилом (пастою кулькових ручок тощо) або ж заноситься чорнилом (пастою кулькових ручок тощо) темного кольору в дужках, що означає віднімання суми, уже відображеної раніше в облікових регістрах. Потім наводиться звичайний запис з правильною кореспонденцією рахунків та сумою операції. У результаті ліквідується неправильний запис і відображаються правильна сума та кореспонденція рахунків.