Відображення в обліку видачі коштів на закордонне відрядження працівника: приклад

Якщо працівникові авансом було видано замало валюти для покриття витрат у службовій поїздці, то валюту треба компенсувати вже в гривневому еквіваленті за курсом НБУ на дату розрахунку з працівником. I провести таку виплату слід

до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту (п. 19 р. III Інструкції №59 та п. 2.5 Правил №200).

У момент видачі працівникові валютного авансу у підприємства виникає дебіторська заборгованість — немонетарна стаття (курсові різниці не нараховують), яку фіксують за курсом НБУ на дату видачі коштів. А в момент затвердження авансового звіту витрати, що повністю покриваються виданим авансом, слід відобразити в бухобліку за курсом НБУ на дату видачі авансу (п. 6 П(С)БО 21). Суму перевитрат показують за курсом на дату затвердження авансового звіту (п. 5 П(С)БО 21).

Пам'ятайте: поки підприємство не розрахувалося з працівником за понесені ним перевитрати у відрядженні за кордон, бухгалтер має справу з кредиторською заборгованістю (монетарною статтею балансу), за якою показують курсові різниці на дату балансу та на дату проведення розрахунку (звісно, якщо курс НБУ змінювався) (п. 8 П(С)БО 21):

1) якщо курс НБУ зростає, відображають витрати проведенням Д-т 945 К-т 372;

2) якщо курс знижується — дохід кореспонденцією Д-т 372 К-т 714.

Відповідно до пп. 153.1.2 ПКУ, витрати, понесені у відрядженні, потраплять до податкових витрат згідно з ПКУ за офіційним курсом НБУ або на дату видачі авансу (в сумі витрат, покритих авансом на відрядження), або на дату затвердження авансового звіту (в сумі витрат працівника понад виданий аванс).

Якщо суму заборгованості підприємства перед працівником не було компенсовано відразу ж у день затвердження авансового звіту, бухгалтеру варто бути готовим до можливих курсових різниць. У такому випадку курс НБУ слід порівнювати з курсом у день затвердження авансового звіту. У разі якщо він знижується, таке додатне значення враховують у складі інших доходів платника податку, а якщо зростає, збиток (від'ємне значення курсових різниць) відображають в інших операційних витратах підприємства (пп. 138.10.4 ПКУ).

Приклад

Підприємство ТОВ «Альфа» скерувало працівника у відрядження до Франції. Перед відрядженням йому було видано аванс у сумі 600 євро. Курс НБУ на дату видачі авансу — 10,70 грн/євро (курси умовні). Під час відрядження працівник витратив 1000 євро. Після повернення він відзвітував, а керівництво затвердило авансовий звіт, при цьому курс становив 10,75 грн/євро. Витрати працівникові відшкодували лише на третій день після затвердження авансового звіту (тоді курс НБУ становив 10,65 грн/євро) (див. таблицю ).

Таблиця

Відображення в обліку видачі коштів на закордонне відрядження працівника