Витрати на відрядження працівника: як облікувати?

Оподаткування витрат на відрядження ПДФО та військовим збором

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
• оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни); 
• на найм інших жилих приміщень; 
• оплату телефонних розмов; 
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз); 
• обов’язкове страхування;
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Тобто витрати на проживання та на оренду автомобіля не будуть оподатковуватися ПДФО лише за наявності рахунку, отриманого із готеля (мотеля) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, а також за наявності рахунку від орендодавця автомобіля.

Наявність оплати проживання та оренди автомобіля без наявності рахунків не звільняє від оподаткування ПДФО таких витрат, якщо вони відшкодовуються відрядженому працівнику.

Витрати на проїзд відшкодовуються без ПДФО за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про придбання квитка. На думку автора, виписка з банківського рахунку працівника, яка завірена банком, може бути підтвердженням оплати квитка та інших витрат.

Сума добових витрат визначається в разі відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні);

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу відрядженого працівника.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Отже, якщо вдасться зібрати всі необхідні документи щодо відрядження: рахунки, квитки з посадковими талонами, інші документи, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства, виписки з банківського рахунку працівника, що свідчать про оплату, то витрати на відрядження не будуть оподатковуватися ПДФО та військовим збором. 

Навіть, якщо не буде рахунків за проживання та оренду автомобіля, але будуть в наявності посадкові талони до авіаквитків, та підтверджено зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства, можна буде відшкодувати без ПДФО та ВЗ хоча б вартість авіаквитків та суму добових витрат.

Податок на прибуток

Витрати на відрядження включаються до фінрезультату з метою оподаткування податком на прибуток незалежно від того, чи були оподатковані вони ПДФО та військовим збором, чи ні. Коригування фінрезультату не здійснюється. 

А саме: 

• у випадку визнання витрат на відрядження вони визнаються відповідно як звичайні витрати на відрядження, при цьому не сплачується ПДФО, військовий збір та податок на прибуток;
• у випадку невизнання витрат на відрядження та оподаткування понесених витрат ПДФО та військовим збором фінрезультат теж не коригується на підставі пп. 140.5.10 ПКУ, адже в цьому пункті зроблено виключення для фізичних осіб. У цьому варіанті сплачуються лише ПДФО та військовий збір, а податок на прибуток не сплачується.

Можливий варіант неврахування цих витрат в обліку взагалі, тоді не сплачуватиметься ПДФО та військовий збір, але й зменшити фінрезультат не вдасться.