Списання палива та запчастин: як облікувати?

Облік списання палива

Списання палива підприємство здійснює на підставі даних про фактичні показники використання палива та оформлює актом списання. При цьому,  подорожній лист не є підставою для списання палива, а лише підтверджує те, що таке паливо було використано в госпдіяльності підприємства. Вимоги щодо складання подорожніх листів певної форми немає.

Бухоблік усіх видів палива ведеться на субрахунку 203. Вартість використаного палива списується на витратні рахунки, залежно від напряму використання  — 23, 91, 92, 93, 94, 97. Наприклад, витрати на використання бензину службовим автомобілем керівника підприємства потраплять до складу адмінвитрат. А вартість палива, використаного вантажними автомобілями, що доставляють товари покупцям, — до складу збутових витрат. Слід також врахувати, що витрати на транспортування включаються до складу первісної вартості запасів, а також необоротних активів підприємства.

Отже, вартість палива, використаного службовими автомобілями підприємства, що доставили на підприємство запаси або необоротні активи, збільшує первісну вартість таких запасів/активів (списується на рахунки 20, 26, 27, 28 тощо).

Облік списання автозапчастин

Придбані автозапчастини обліковуються на субрахунку 207 «Запасні частини». А от облік їх списання залежить від того, який характер має використання цих автозапчастин: поточний ремонт (тобто підтримання автомобіля у поточному стані) або модернізація (тобто збільшення вигод від використання авто).

Витрати на запчастини — як витрати на підтримання об'єкта ОЗ у робочому стані — списуються до витрат у звітному періоді понесення (капіталізацію витрат не здійснюють). Залежно від того, з якою метою використовують авто, визначається стаття витрат у бухобліку (Дт 23, 91-94).

А ось у разі здійснення модернізації орендованого авто за допомогою цих деталей їх вартість збирається за субрахунком 153, а після закінчення поліпшення та початку експлуатації об’єкта оренди зараховуються до складу групи «Інші необоротні матеріальні активи» (субрахунок 117). За кожним об’єктом оренди – окремий об’єкт таких НМА.

Зверніть увагу, що поліпшення (модернізацію) майна можна здійснювати лише за умови, якщо це передбачено договором оренди та зі згоди орендодавця. Облік та податкові наслідки повернення орендодавцю модернізованого майна ми розглядали тут.

Облік відрядження працівників

Головним документом для направлення працівника у відрядження є відповідний наказ керівника. У ньому зазначаються: мета, місце та строки відрядження певного працівника, за наявності обмеження щодо розміру добових, витрат на наймання житла, транспорт, побутові потреби.

Алгоритм документального оформлення відрядження працівника ми наводили тут.

Після повернення з відрядження працівник подає авансовий звіт, згідно з яким йому здійснюється компенсація понесених витрат (або закривається заборгованість за виданими авансам). За загальним правилом, цей звіт подається до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.

Але звітування щодо витрат, пов'язаних з відрядженням, оплачених з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, проводиться в інші строки.

Якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3 банківського дня після завершення відрядження.

При застосуванні платіжних карток для проведення розрахунків у безготівковій формі під час відрядження строк подання платником податку звіту становить 10 банківських днів. За наявності поважних причин роботодавець  може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

А ось у разі, якщо працівник у відрядженні витрачав власні кошти без отримання авансу, то строки для звітування не встановлено.

Видача працівнику авансу на відрядження в бухобліку відображається записом: Дт 3721 та Кт 311 (301). Після надання авансового звіту сума документально підтверджених витрат відноситься до Дебету відповідного рахунку витрат (в залежності від цілі такого відрядження: рахунки 23, 91-94) та Кредиту рахунка 3721.

Детальніше бухоблік витрат на відрядження ми розглядали у нашому аналітичному матеріалі>>