Оплата проїзду на території Польщі по платному автобану: як облікувати?

Запитання:

Для виконання міжнародних автомобільних перевезень на території Польщі підприємство надає водіям підзвітні кошти шляхом поповнення платіжної карти. Для оплати проїзду по автобанах на кожному автомобілі встановлюється пристрій з віатул (бокс). Водії вносять чи поповнюють віатул на певну суму коштів, яка знімається з боксу в оплату за проїзд дорогами, а потім до авансового звіту додають чек на суму поповнення. Акти на оплату проїзду дорогою (польською мовою) підприємство друкує з особистого кабінету віатул. Як у бухобліку відображається оплата проїзду по автобану?

Відповідь:

Відповідно до п. 8.3 Інструкції №492 кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юрособи та ФОП можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу виключно для:

• одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України на оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних з утриманням та перебуванням, зокрема, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Міжнародної конвенції про дорожній рух.

Для забезпечення експлуатаційних витрат, пов'язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном, юрособи, що мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), також мають право використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків (п. 3.1 Правил №200).

Витрати операційної діяльності підприємств транспорту відповідно до їх економічного змісту групуються за елементами, наведеними в п. 18 Методичних рекомендацій №65, а саме:

• матеріальні витрати;
• витрати на оплату праці;
• відрахування на соціальні заходи;
• амортизація основних фондів та нематеріальних активів;
• інші операційні витрати.

До елементу «Інші операційні витрати» належать витрати, які включаються до собівартості перевезень та не враховані в попередніх елементах витрат, зокрема, витрати за користування автомобільними дорогами, поромами, автомобільними стоянками (пп. 8 п. 29 Методичних рекомендацій №65).

Отже, підприємство може включити до складу витрат, що формують собівартість автоперевезень, плату за проїзд по дорогах, стоянку і заправку автомобіля. При цьому понесені витрати мають підтверджуватися первинними документами: квитанціями терміналів, чеками банкоматів, проїзними квитками тощо (див. ЗІР, категорія 102.07.14).

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон №851.

Електронний документ в ст. 5 Закону №851 визначено як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Згідно зі ст. 7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у т. ч. з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису, відповідно до Закону №2155, який 07.11.2018 р. набрав чинності.

У ч. 1 ст. 6 Закону №675 встановлено, що учасниками відносин у сфері електронної комерції є:

• суб'єкти електронної комерції (а саме, суб'єкти господарювання будь-якої організаційно-правової форми, які реалізують товари, виконують роботи, надають послуги з використанням інформаційно-телекомунікаційних систем, або особи, які придбають, замовляють, використовують зазначені товари, роботи, послуги шляхом вчинення електронного правочину);
• постачальники послуг проміжного характеру в інформаційній сфері;
• органи державної влади та органи місцевого самоврядування в частині виконання ними функцій держави або місцевого самоврядування.

Учасники відносин у сфері електронної комерції можуть розробляти правила професійної етики у цій сфері. Ці правила можуть використовуватися під час вчинення електронних правочинів, підготовки установчих та інших документів (ч. 3 ст. 6 Закону №675).

Продавець (виконавець, постачальник), оператор платіжної системи або інша особа, яка отримала оплату за товар, роботу, послугу відповідно до умов електронного договору, повинні надати покупцю (замовнику, споживачу) електронний документ, квитанцію, товарний чи касовий чек, квиток, талон або інший документ, що підтверджує факт отримання коштів, із зазначенням дати здійснення розрахунку (ч. 3 ст. 13 Закону №675).

Офіс великих платників податків ДФС в ІПК від 24.07.2017 р. №1313/ІПК/28-10-01-03-11 повідомляє, що документи за операціями з використанням електронних платіжних засобів мають статус первинного документа та можуть бути використані під час урегулювання спірних питань.

Електронні документи (повідомлення), пов'язані з електронним правочином, також можуть бути подані як докази сторонами та іншими особами, які беруть участь у судовому розгляді справи (ч. 13 ст. 11 Закону №675).

ДФС у листі від 03.03.2017 р. №4451/6/99-99-14-03-03-15 повідомляє, що електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства, та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

Оскільки в ситуації, що розглядається, підприємством для оплати проїзду автотранспортну автобанами за межами України застосовуються прибори обліку (віатул (бокси)), які поповнюються водіями на певну суму коштів, потім за проїзд дорогами знімається з боксу відповідна плата та залишається решта, то на нашу думку, до авансового звіту водій повинен додати:

• звіт про використання коштів через віатул (бокс);
• чек на поповнення віатул (боксу);
• акт, що роздруковується з особистого кабінету.

У звіті зазначаються:

• залишок коштів на початок відрядження;
• сума поповнення за чеками терміналу;
• сума за даними акту;
• залишок коштів на час оформлення авансового звіту.

Форму звіту про використання коштів через віатул (бокс) підприємство має розробити самостійно з дотриманням вимог, встановлених ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, щодо наявності обов’язкових реквізитів первинних документів.

У бухгалтерському обліку витрати за користування автомобільними дорогами відображаються таким чином (суми умовні):