Розбіжність дат в електронному документі та підписі КЕП

Юридична природа дат в електронному документі

В електронному документі, підписаному КЕП, ми маємо справу з кількома датами:

• Дата складання документа: Це дата, яка зазначена безпосередньо в тексті документа (наприклад, «Договір №123 від 27 липня 2025 року»);
• Дата накладення КЕП першою стороною: Фіксується у позначці часу (timestamp) кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг;
• Дата накладення КЕП другою стороною: Аналогічно фіксується у позначці часу;
• Дата укладення договору: Це юридичний факт. Відповідно до ч. 3 ст. 11 Закону про електронну комерцію, електронний договір вважається укладеним з моменту одержання особою, яка направила пропозицію укласти такий договір, відповіді про прийняття цієї пропозиції (акцепту). В системах електронного документообігу (СЕД) таким моментом є отримання ініціатором документа, підписаного іншою стороною.

Проблема виникає, коли ці дати суттєво відрізняються. 

Наприклад, для договору це не так важливо, оскільки договір не є первинним документом та сторони можуть скористатись приписами ч. 3 ст. 631 ЦКУ. А ось, якщо акт виконаних робіт за липень 2025 року датований 31.07.2025 р., а підписаний замовником у жовтні 2025 року, тут можуть виникнути проблеми, якщо не врегулювати це у договорі – у розділі щодо електронного обміну документами.

Можливі ризики, в тому числі податкові

Значна розбіжність у датах (місяць і більше) створює серйозні ризики.

Податкові ризики

Податок на прибуток

Ризик: Податкові органи можуть не визнати витрати у періоді, зазначеному в первинному документі (наприклад, у липні), стверджуючи, що господарська операція не була належним чином підтверджена в тому ж періоді. Вони можуть наполягати на визнанні витрат у періоді фактичного підписання документа (у жовтні).

Податок на додану вартість (ПДВ)

Ризик: Аналогічно до податку на прибуток, податківці можуть поставити під сумнів право покупця на податковий кредит у періоді складання податкової накладної, якщо первинний документ, що підтверджує операцію, підписаний значно пізніше.

Способи узгодження та мінімізації ризиків

Найефективніший спосіб — це превентивні заходи, а саме — чітке врегулювання цього питання в договорі.

Встановлення порядку набрання чинності договором: Прямо вкажіть у договорі, з якого моменту він вважається укладеним та набирає чинності.

Визначення статусу дати в первинних документах: Узгодьте, що дата, вказана в акті чи накладній, є датою фактичного здійснення господарської операції (передачі товару, надання послуги), а підписання КЕП лише підтверджує згоду з фактами, викладеними в документі станом на зазначену в ньому дату.

Встановлення строків для підписання: Щоб уникнути зловживань та надмірних затримок, встановіть у договорі розумний строк для підписання документів (наприклад, 3-5 робочих днів з моменту отримання).

Приклади пунктів договору для узгодження різних дат

Ось кілька варіантів формулювань, які можна включити до розділу «Порядок укладення договору та обміну документами» або «Інші умови» вашого договору.

Варіант 1 (простий та універсальний):

«Цей Договір вважається укладеним і набирає чинності з моменту його підписання обома Сторонами шляхом накладення кваліфікованих електронних підписів (КЕП) уповноважених представників Сторін. Датою укладення Договору є дата накладення КЕП останньою зі Сторін, проте на виконання ч. 3 ст. 621 ЦКУ положення цього Договору поширюються на весь період з дати складення (дати, вказаної у преамбулі цього Договору). У будь-якому разі дата, зазначена у преамбулі цього Договору, використовується для ідентифікації та обліку і не впливає на момент набрання ним чинності».

Варіант 2 (для первинних документів - актів, накладних):

«Сторони погодились, що первинні документи (акти приймання-передачі послуг/робіт, видаткові накладні тощо) складаються в електронній формі та підписуються Сторонами шляхом накладення КЕП.

Дата складання первинного документа, зазначена в його тексті, є датою фактичного здійснення господарської операції (наприклад, датою завершення надання послуг або датою передачі товару).

Накладення КЕП на первинний документ є підтвердженням згоди відповідної Сторони з інформацією, викладеною в такому документі станом на дату його складання. Розбіжність між датою складання первинного документа та датою накладення КЕП не є підставою для визнання такого документа недійсним або для зміни дати визнання доходів/витрат та податкових зобов'язань/податкового кредиту».

Варіант 3 (комплексний, з встановленням строків):

«1. Обмін документами за цим Договором, включаючи сам Договір, додатки до нього, акти, рахунки та інші документи, здійснюється в електронній формі через систему електронного документообігу (наприклад, «Вчасно» або «M.E.Doc») з накладенням КЕП уповноважених представників Сторін.

2. Датою укладення цього Договору є дата отримання Стороною, що направила пропозицію (оферту), електронного документа, підписаного КЕП іншої Сторони (акцепту).

3. Сторона, яка отримала первинний документ (акт, накладну), зобов'язана підписати його своїм КЕП або надати мотивовану відмову від підписання протягом 5 (п'яти) робочих днів з моменту його отримання в системі електронного документообігу.

4. Сторони підтверджують, що дата, вказана в первинному документі, відповідає даті фактичного здійснення господарської операції. Подальше підписання такого документа КЕП лише засвідчує згоду Сторін з фактами, що мали місце на дату складання документа».

Висновки:

Розбіжність між датою, вказаною в тексті електронного документа (договору, акта), та датами накладення кваліфікованих електронних підписів (КЕП) є поширеною ситуацією. Ключовим моментом є дата укладення договору, яка за законом настає в момент отримання відповіді про прийняття пропозиції (акцепту). Податкові ризики (невизнання витрат або податкового кредиту з ПДВ у відповідному періоді) є суттєвими, особливо при значних затримках у підписанні.

Найкращим способом узгодження є пряме врегулювання цього питання в самому договорі, де сторони визначають, яка дата має пріоритет і як визначається момент набрання чинності договором та первинними документами.