Щомісячна допомога дітям до 18 років загиблих батьків: оформлення, оподаткування та звітність

Щоб уникнути податкових ризиків, важливо правильно класифікувати та документально оформити ці виплати. Така допомога дітям за своєю суттю є нецільовою благодійною допомогою, і її облік та оподаткування регулюються ПКУ.

1. Як правильно оформити таку допомогу?

 Для кожної дитини, якій планується надавати допомогу, необхідно зібрати пакет документів та видати відповідний наказ.

Документи:

• Заява від законного представника дитини. Заяву пише один з батьків (якщо дитина втратила другого), опікун або піклувальник. У заяві зазначається прохання про надання щомісячної допомоги, ПІБ дитини, її дата народження, та банківські реквізити для перерахування коштів.

Копії підтверджуючих документів:

• свідоцтво про народження дитини;
• свідоцтво про смерть одного або обох батьків; 
• документ, що підтверджує повноваження законного представника (рішення про встановлення опіки/піклування); 
• паспорт та РНОКПП (реєстраційний номер облікової картки платника податків) законного представника, який отримуватиме кошти, або власне самої дитини, якщо наступило право за віком.

Наказ по підприємству:

На підставі заяви та документів директор ТОВ видає наказ.

У наказі слід зазначити:

• кому надається допомога (ПІБ дитини та її законного представника);
• розмір щомісячної допомоги;
• термін надання допомоги (наприклад, "до досягнення дитиною 18-річного віку");
• підставу для надання допомоги (заява, документи, що підтверджують статус дитини);
• класифікацію виплати як "нецільова благодійна допомога".

 2. Як оподатковується така допомога?

Оподаткування залежить від сукупного розміру допомоги, виплаченої одній особі протягом звітного року:

ЄСВ не нараховується. Така допомога має разовий характер (навіть якщо виплачується щомісяця за наказом) та соціальну спрямованість. Вона не входить до фонду оплати праці, оскільки не є винагородою за виконану роботу. Це стосується як дітей працівників, так і сторонніх осіб (п. 14 розд. І Переліку №1170).

ПДФО та ВЗ. Застосовується пільга, передбачена пп. 170.7.3 ПКУ. Згідно з ним, не оподатковується сума нецільової благодійної допомоги, яка сукупно за рік не перевищує суму, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого на 1 січня звітного року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень, у 2025 році - 4240,00 грн.

Важливо: 

Підприємство повинно вести облік загальної суми допомоги, виплаченої кожній дитині (в особі її представника) протягом року. Якщо сукупна сума допомоги перевищить цей річний ліміт, то сума перевищення оподатковується ПДФО за ставкою 18% та ВЗ за ставкою 5%.

 3. Як правильно назвати таку допомогу?

 В документах (наказі, платіжних дорученнях) її слід називати так, щоб підкреслити її характер. Найкращий варіант: "Щомісячна нецільова благодійна допомога".

Це формулювання прямо відповідає термінології ПКУ, що мінімізує питання з боку контролюючих органів.

4. Як відобразити допомогу в єдиній звітності? 

Допомога відображається в Додатку 4ДФ. Одержувачем доходу зазначається законний представник дитини, який подавав заяву та на чий рахунок надходять кошти. Якщо дитина вже має паспорт та ІПН, відкритий рахунок у банку, то кошти можна перераховувати їй.

Відображення залежить від того, чи оподатковується виплата:

1. сума допомоги в межах неоподатковуваного ліміту: відображається в Додатку 4ДФ з ознакою доходу «169»;

2. сума допомоги, що перевищує ліміт: у місяці, коли відбулося перевищення, дохід потрібно показати двома рядками:

• перший рядок: сума, що виплачена в межах неоподатковуваного ліміту, з ознакою доходу «169»;
• другий рядок: сума перевищення, з якої утримано ПДФО та ВЗ, з ознакою доходу «127» (Інші доходи).

Висновки:

• ТОВ може надавати щомісячну допомогу дітям, які втратили батьків, оформивши це як нецільову благодійну допомогу. Така виплата не оподатковується ЄСВ.
• Вона не оподатковується ПДФО та ВЗ, якщо її сукупний річний розмір не перевищує встановлений законом ліміт.
• При перевищенні ліміту оподатковується лише сума такого перевищення. 
• В звітності допомога відображається в Додатку 4ДФ з ознаками доходу «169» (неоподатковувана частина) та «127» (оподатковувана частина).