Як призначити уповноважену особу для підписання ПН?

Нормативне підґрунття

Відповідно до пп. 201.1 ПКУ, на дату виникнення ПЗ платник податку зобов’язаний скласти ПН в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в ЄРПН у встановлений ПКУ термін.

ПН та додатки до неї складаються в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи (п. 2 Порядку №1307).

Поряд з цим, згідно з п. 20 Порядку №1307, усі ПН скріплюються електронними цифровими підписами посадових осіб платника податку.

Відповідно до п. 10 Порядку №1246, до ЄРПН приймаються ПН та/або РК, складені в електронній формі з накладенням:

• кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
• кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізичною особою - підприємцем.

Для делегування права підпису ПН та/або РК іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, орган ДПС за основним місцем обліку (за неосновним місцем обліку - для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду) відповідно до Порядку №557.

Відповідно до п. 1 розд. ІІІ Порядку №557, приєднання до Договору про визнання електронних документів здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства. Підтвердженням про приєднання автора до Договору є отримання автором відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа.

Підставами для відмови у приєднанні до Договору є, серед іншого, невідповідність даних підписувача першого електронного документа даним Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань щодо керівника автора (п. 2 розд. ІІІ Порядку №557).

Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку, в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до Порядку №557 (п. 3 розд. ІІІ Порядку №557).

В розглядуваній ситуації мова йде про уповноважену особу для підпису ПН. У Повідомленні (додаток 2 до Порядку №557) до останньої графи «Тип підпису» є зноска «2», в якій читаємо, що в цій графі зазначається: Директор / Бухгалтер / Підпис податкових накладних / Печатка / Технологічний сертифікат/.../Уповноважена особа.

Тобто, якщо призначається уповноважена особа для підписання ПН, в графі «Тип підпису» Повідомлення потрібно зазначити «Підпис податкових накладних». Окрім того, в Повідомленні зазначається ПІБ уповноваженої особи, її РНОКПП та посада.

Згідно з п. 3 розд. ІІІ Порядку №557, до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них - кваліфікований електронний підпис керівника і останньою - печатка (за наявності).

Перша квитанція, що формується за результатами автоматизованої перевірки Повідомлення, надсилається автору протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі - протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Друга квитанція формується автоматично та є підтвердженням про прийняття або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі Повідомлення.

Згідно зі ст. 207 ЦКУ, правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.
З наведеного можемо зробити висновок, що ПН підписується особою, уповноваженою на це:

• установчими документами платника податку,
• довіреністю,
• законом або
• іншими актами цивільного законодавства.

Аналогічну відповідь дає податкова, відповідаючи на питання в підкатегорії 101.16, ЗІР: «Якими документами платник податку може уповноважити особу підписувати податкові накладні?».

Відповідно до ст. 246 ЦКУ, довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами.

Призначення уповноваженої особи (не директора і не бухгалтера)

На підставі наведених вище норм законодавства, процедура уповноваження особи на підписання ПН буде такою.

Спершу орган юрособи доручає такій особі підписувати ПН. Якщо це працівник, видається відповідний наказ по підприємству, в якому працівник повинен підписатися. Якщо непрацівник, з ним укладається договір доручення.

Потім зазначена особа отримує кваліфікований електронний підпис. Отримати кваліфіковану електронну довірчу послугу можна у будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (п. 2 розд. І Порядку №557). Далі підприємство формує і надсилає до податкової Повідомлення (за формою додатку 2 до Порядку №557). Після отримання другої квитанції уповноважена особа підприємства може підписувати ПН.