С 1 апреля максимальный размер суточных, которые можно отнести на расходы и не облагать НДФЛ, 188,20 грн

Напомним, что в соответствии с ч. 4 пп. 140.1.7 НКУ к составу командировочных расходов относятся также расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физлица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более 0,2 размера минимальной заработной платы, действовавшего для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года, из расчета на сутки, а для загранкомандировок — не выше 0,75 размера минимальной заработной платы, действовавшей для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года, из расчета на сутки.

То есть с 1 апреля 2011 года максимальный размер суточных, которые можно отнести на расходы и не облагать НДФЛ, — это 941,00 х 0,2 = 188,20 грн. Суточные выплачиваются за все дни командировки. Сумма причитающихся работнику суточных рассчитывается как произведение размера выплат за 1 день командировки (или, как сказано в НКУ, из расчета на сутки) на количество дней такой командировки. Конечно, условия оплаты суточных нужно прописать приказом по предприятию.

Если, к примеру, предприятие командирует работников в небольшой городок, где есть гостиница с полным пансионом (завтрак, обед, ужин) стоимостью 200,00 грн в сутки, то соответственно суточные можно ограничить, например, 80,00 грн. Если же, наоборот, менеджер провинциального городка едет в Киев, то размер суточных можно установить в сумме 185,00 грн. В каждом случае приказ о размере суточных должен быть на предприятии и для правильного учета, и для того, чтобы проверяющие не задавали вопросов.

Для переходящих командировочных предлагаем написать приказ, например: за дни командировок до 31.03.2011 г. сумма командировочных расходов составляет 30,00 грн, а с 1 апреля сумма командировочных расходов устанавливается: в Киев — 185,00 грн, в областные центры — 120,00 грн, в другие населенные пункты — 80,00 грн. То есть если по условиям вопроса работник был в командировке, скажем, в райцентре Тернопольской области, то суточные ему выплатим в сумме 920,00 грн (4 х 30,00 грн за 4 дня марта + 10 х 80,00 грн — за 10 дней апреля). Поскольку отчет будет представлен не ранее 11 апреля, то понесенные расходы будут отражены уже в расходах II квартала 2011 года.

ГНАУ письмом от 12.05.2011 г. №5675/5/15-0316 разъяснила, что суточные выплачиваются за каждый день пребывания работника в командировке, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни (включая день выбытия и день прибытия). А вот осторожные бухгалтеры будут считать количество ночей, т. е. день отъезда и день приезда — 1 сутки (как это считалось до 1997 года).

Подробнее см. «ДК» №22/2011.