Річний перерахунок ПДФО: 7 етапів

ПКУ не містить докладної інструкції щодо перерахунку ПДФО, тож рекомендуємо враховувати листи податківців та відповіді на запитання в ЗІР (підкатегорія 103.08.2004). Усі перерахунки роблять за певний період (далі — розрахунковий період). Зокрема, при обов'язковому річному перерахунку це буде період з 1 січня або з дати прийняття працівника на роботу до 31 грудня, а при звільненні — з 1 січня або з дати прийняття працівника до дати його звільнення.

Умовно порядок обов'язкового перерахунку можна розподілити на декілька етапів.

Етап 1. Уточнюються суми заробітної плати, нараховані за кожен місяць розрахункового періоду. Усі суми, які були нараховані в розрахунковому періоді, відносять до тих місяців, за які вони були нараховані. Якщо протягом розрахункового періоду були виплати заробітної плати в негрошовій формі, слід перевірити правильність застосування «натурального коефіцієнта» згідно з п. 164.5 ПКУ.

Етап 2. Уточнюється наявність у працівника підстав для застосування ПСП до його заробітної плати. Як правило, такою підставою є наявність заяви від працівника з доданням підтвердних документів, якщо працівник хоче скористатися правом на підвищену ПСП згідно з пп. 169.1.2 — 169.14 ПКУ (перелік таких документів зазначено в постанові КМУ від 29.12.2010 р. №1227). Нагадаємо, що заява подається у всіх випадках згідно з пп. 169.2.2 ПКУ, крім випадку, наведеного в абз. 5 пп. 169.2.3 ПКУ.

Етап 3. Перевіряється право працівника на ПСП у кожному окремому місяці розрахункового періоду. Для цього треба порівняти уточнені суми заробітної плати, розраховані на етапі 1, з граничним розміром заробітної плати, що дає право на ПСП (у 2014 році це 1710 грн);

Етап 4. Перевіряється правильність застосування ставок оподаткування 15% та 17% в кожному місяці розрахункового періоду.

Етап 5. Розраховується сума ПДФО з кожного місячного доходу (заробітної плати) з урахуванням уточненої інформації, отриманої на етапах 1 — 4.

Етап 6. Розраховується загальна сума ПДФО за весь розрахунковий період шляхом додавання сум ПДФО, визначених для місячних сум заробітної плати на етапі 5.

Етап 7. Сума ПДФО, отримана на етапі 6, порівнюється зі сумою ПДФО, фактично утриманою із заробітної плати працівника за розрахунковий період, та визначається результат перерахунку: недоплата або переплата ПДФО щодо кожного окремого працівника. Якщо при перерахунку ПДФО виявили недоплату податку, то її сума утримується працедавцем за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника за відповідний місяць після його оподаткування, а в разі недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати (п. 169.4.4 ПКУ). Якщо ж виникає переплата ПДФО, то, на жаль, ст. 169 ПКУ не містить вказівок, як вчинити в такому разі.

На нашу думку, в таких випадках можна запропонувати два варіанти дій:

1. Якщо працівник продовжує працювати, то на суму переплати з ПДФО зменшується сума ПДФО, утримана з доходу за місяць здійснення перерахунку, а при недостатності такої суми зменшується сума ПДФО наступних податкових періодів, до повного повернення суми такої переплати. Таке роз'яснення було надано в ЗІР, підкатегорія 103.25.1: «Яким чином відображаються у податковому розрахунку за ф. №1ДФ результати перерахунку ПДФО та ПСП, в т. ч. річного?».

2. Якщо працівник звільнився (або звільняється до повного відшкодування йому суми ПДФО за варіантом 1), законодавець пропонує йому можливість отримати цю суму згідно зі ст. 43 ПКУ. Проте з огляду на те, що процедура повернення переплати з ПДФО, що утворилася за рахунок помилки податкового агента, прямо не врегульована ст. 43 ПКУ, фізособа — платник податку може звернутися до органу ДФСУ за індивідуальною податковою консультацією з цього питання в порядку, передбаченому ст. 52 ПКУ.

ПКУ не встановлює форми документального оформлення ні самого перерахунку ПДФО, ні його результатів. Проте оскільки перерахунок ПДФО — це господарська операція, яка спричинює зміну його зобов'язань перед працівником та перед бюджетом, такий перерахунок необхідно підтвердити первинним документом. Такий документ можна оформити у вигляді бухгалтерської довідки або розробити власну форму відповідно до Закону про бухоблік та Положення №88.