Компенсація витрат на таксі та камеру схову у відрядженні-2026: умови ПКУ та ПДФО (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Так, компенсувати працівникові витрати на таксі та камеру схову під час відрядження можна. Проте можливість безподаткового відшкодування таких витрат напряму залежить від статусу підприємства (бюджетне чи приватне), наявності дозволу керівника та належного документального підтвердження згідно з вимогами Податкового кодексу України (ПКУ).

Обґрунтування та порядок оподаткування

Порядок відшкодування витрат на таксі та їх оподаткування залежить від типу підприємства та напрямку відрядження:

Для приватних (небюджетних) підприємств:

Витрати на таксі не вважаються оподатковуваним доходом (додатковим благом) працівника та не підлягають оподаткуванню ПДФО й військовим збором (ВЗ) за умови дотримання вимог пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ:

1. Поїздка повинна бути пов’язана з господарською діяльністю підприємства;

2. Отримано дозвіл керівника (зафіксований у Положенні про відрядження, наказі або резолюції на службовій записці);

3. Надано підтвердні документи (наприклад, виписка з карткового рахунку чи електронна квитанція з додатка Uber/Bolt із зазначенням маршруту і вартості).

Якщо хоча б одну з умов порушено (наприклад, немає документів чи зв'язку з бізнесом), сума компенсації вважається додатковим благом працівника (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ) та оподатковується за правилами:

• ПДФО = Сума компенсації × 1,219512 × 18% (із застосуванням натурального коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ);
• Військовий збір = Сума компенсації × 5% (нараховується на номінальну суму компенсації без застосування коефіцієнта відповідно до роз'яснень ДПС у категорії 126.05 ЗІР).

Для бюджетних установ:

У межах України: витрати на таксі не відшкодовуються без оподаткування. Підпункт 6 розділу ІІ Інструкції №59 прямо виключає таксі з переліку транспорту загального користування. Якщо керівник вирішить їх компенсувати, уся сума оподатковується як додаткове благо (ПДФО 18% з коефіцієнтом 1,219512 та ВЗ 5% на номінальну суму).

За кордон: такі витрати можуть бути компенсовані без оподаткування за умови наявності дозволу керівника та підтвердних документів (пп. 9 розділу III Інструкція №59).

Оподаткування витрат на зберігання багажу в камері схову (наприклад, на вокзалі чи в аеропорту) також залежить від статусу роботодавця:

Для приватних (небюджетних) підприємств:

Без оподаткування: відшкодування не оподатковується ПДФО та ВЗ, якщо працівник надав первинний документ (фіскальний чек, квитанцію про оплату послуг камери схову або виписку з картки), що підтверджує факт та суму понесених витрат (згідно з роз'ясненнями податкових органів, зокрема, листом Міндоходів від 24.12.2013 №18173/6/99-99-19-03-02-15).

З оподаткуванням: якщо працівник не надав підтвердних документів, але підприємство все одно компенсує йому ці кошти, сума компенсації вважається оподатковуваним доходом і підлягає утриманню ПДФО за ставкою 18% (із застосуванням коефіцієнта 1,219512) та військового збору за ставкою 5% (без коефіцієнта).

Для бюджетних установ:

Оскільки Інструкція №59 взагалі не містить витрат на оплату послуг камери схову у переліку дозволених до відшкодування, бюджетні установи не мають права безподатково відшкодовувати такі витрати працівникам (як по Україні, так і за кордон). У разі компенсації вся сума підлягає оподаткуванню як додаткове благо (ПДФО 18% із коефіцієнтом + ВЗ 5%).

Завдяки змінам, внесеним Законом України №2888-IX:

• У разі безготівкової оплати особистою або корпоративною карткою (наприклад, у додатках таксі Bolt/Uber або через термінал камери схову) паперовий чек не є обов'язковим. Достатньо надати електронний документ (квитанцію з додатка) або виписку з карткового рахунку (в т. ч. сформовану в електронному вигляді у банківському застосунку);
• Авансовий звіт (Звіт про використання коштів) відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ подається лише тоді, коли виникає оподатковуваний дохід (наприклад, якщо компенсуються витрати без документів) або якщо працівник використовував готівку понад суму добових. Якщо оплата здійснювалася карткою і всі витрати підтверджені документами (оподатковуваного доходу немає), подавати авансовий звіт не обов’язково — виплата компенсації здійснюється на підставі заяви працівника та доданих документів.