Працівник не відзвітував вчасно за підзвітними коштами та/або не повернув вчасно їх невикористаний залишок: що з ПДФО та ВЗ?

За пп. 170.9.2 ПКУ авансовий звіт подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

У разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (пп. «а» пп. 170.9.3 ПКУ).

І лише у випадку, якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів. А за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Якщо ці правила порушені, то підзвітні кошти отримують статус «надміру витрачені кошти» — це загальна назва доходів, отриманих із порушенням п. 170.9 ПКУ, і вони відображаються у формі №1ДФ з ознакою доходу «118» (якщо порушень не було — підзвітні і неоподатковані кошти в цьому звіті не відображаються).

При цьому слід мати на увазі таке! Нормами п. 164.5 ПКУ встановлено: під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій формі базою оподаткування ПДФО (щодо військового збору це правило не працює!) є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, правила визначення яких встановлені згідно з ПКУ, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 - Сп), де

К — коефіцієнт;

Сп — ставка ПДФО, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

У такому самому порядку визначаються об'єкт оподаткування і база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником ПДФО на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки.

Тобто для 2019 року, коли до надміру витрачених коштів застосовується ставка ПДФО 18%, значення «натурального» коефіцієнта становитиме 100 : (100 - 18) = 1,21951. І в першому розділі форми №1ДФ такий дохід слід відображати саме у збільшеному на цей коефіцієнт вигляді — такого правила в Порядку №4 немає, але податківці на цьому наполягають (щодо розділу ІІ для військового збору — ні). Докладніше про це тут.