Компенсація сплачених директором коштів без підтверджувальних документів

Згідно з ст. 1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії.

Водночас, довіритель зобов'язаний, якщо інше не встановлено договором:

1) забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення;

2) відшкодувати повіреному витрати, пов'язані з виконанням доручення.

Отже, між працівником і підприємство виникають всі умови договору доручення. Доходом повіреного в даному випадку була б його винагорода, якщо це передбачено договором.

Відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ, оподатковуються ПДФО (а отже, і військовим збором) кошти, отримані фізособою під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат на виконання таких дій. Такі фактичні витрати слід підтвердити і зробити це слід документально, адже на слово працівникові та роботодавцю податківці не повірять.

При цьому, як роз’яснював Мінфін у своїй УПК (про неї ми писали тут) при підтвердженні роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за рахунок власних коштів на користь роботодавця не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором.

Зокрема, працівник повинен надати документи, що підтверджують здійснення такої оплати (фіскальний чек або розрахунковий документ). На нашу думку, враховуючи те, що кошти працівник сплачував з банківської картки, підтвердженням понесених витрат може бути і виписка з карткового рахунку, у якій буде зазначено, що сплата за послуги мобільного рахунку здійснювалась саме за договором підприємства.

У разі відсутності такого підтверджуючого документу сума компенсованих директору коштів підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% та, відповідно, військовим збором за ставкою 1,5%. Суми податку утримуються при виплаті йому відповідної суми коштів (а у разі, якщо авансовий звіт було подано, але не компенсовано, то податок сплачується в місячний термін після місяця, в якому було подано авансовий звіт).

Варто зазначити, що дана норма ПКУ встановлює лише порядок звільнення від оподаткування суми компенсації (авансу на господарські потреби) наданої працівнику за придбаний товар/послугу/здійснений платіж. Своєю чергою, за підприємством, на підставі рішення керівника, залишається право компенсувати понесені витрат без наявності підтверджуючого документу понесених витрат, наприклад, на підставі заяви працівника (або в даному випадку більш доречно наказом директора здійснити компенсацію витрат без підтверджуючого документу в зв’язку з його втратою).

Таким чином, ПКУ не регулює право суб’єкта господарювання на компенсацію витрат без наявності підтверджуючого документу, однак у разі прийняття такого рішення суб’єктом господарювання сума компенсації підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

У розрахунку за формою №1ДФ сума компенсації, що здійснюється працівнику без наявності підтверджуючого документу про понесені витрати відображається з ознакою доходу 127 «Інші доходи».